Modèle de politique des dépenses avec exemples et meilleures pratiques

Modèle de politique des dépenses avec exemples et meilleures pratiques

Klippa a créé ce modèle gratuit de politique de dépenses pour aider les organisations à démarrer avec leur propre politique de dépenses. Une politique de dépenses peut aider à contrôler les dépenses des employés et à les garder en ligne avec la stratégie de l’entreprise. En fin de compte, tout le monde bénéficie d’une politique de dépenses claire et honnête qui prévient la fraude, le manque de clarté et les frictions. Vous pouvez consulter le modèle ci-dessous, il commence après la ligne pointillée, ou vous pouvez télécharger le template de politique de dépenses ici. Vous pouvez bien sûr l’utiliser gratuitement, l’adapter aux besoins de votre entreprise et supprimer toute référence à Klippa. Il est destiné à servir de modèle avec des exemples et des bonnes pratiques, et non de manuel complet de copier-coller.

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[Nom de l’entreprise] Politique de dépenses

Grandes lignes de la politique

La présente politique de remboursement des frais décrit la manière dont nous remboursons les employés pour les dépenses liées au travail. Nous expliquons le fonctionnement de notre processus de remboursement, les dépenses qui seront ou non remboursées et nous partageons les directives relatives à l’étiquette des dépenses.

Champ d’application

Cette politique s’applique à tous les employés qui dépensent de l’argent pour des activités ou des produits liés au travail. Nous rembourserons toutes les dépenses professionnelles raisonnables, après leur approbation, en partie ou en totalité, en fonction de leur conformité à cette politique. 

Preuve d’achat

Vous ne pouvez réclamer des frais qu’avec une preuve d’achat valable. Demandez donc toujours un reçu ou une facture pour chaque achat. Vous pouvez numériser les dépenses avec l’application de gestion de dépenses [Klippa] (images ci-dessous), afin que vous n’ayez pas besoin de conserver le reçu original. Veillez à ce que les factures portent toujours le nom de notre entreprise. Demandez spécifiquement au commerçant de le changer, si ce n’est pas le cas. Assurez-vous également que les reçus et les factures comportent les noms des produits et les valeurs de TVA. Ces informations sont nécessaires pour récupérer la TVA auprès des autorités fiscales locales ou internationales. Les reçus sans TVA ni description des produits ne sont pas valables comme preuve d’achat ! 

Klippa expense management

Réduire les dépenses

Nous voulons garantir le confort des employés lors de leurs déplacements, mais nous voulons aussi éviter les dépenses inutiles. C’est pourquoi nous recherchons toujours une option abordable, pour autant qu’elle offre un confort suffisant aux employés. Nous réservons des billets d’avion en classe économique, voyageons en seconde classe dans les trains et choisissons des hôtels et des restaurants dans le segment moyen. 

Un doute ? Vous pouvez toujours contacter les RH avant d’effectuer une dépense. Une bonne ligne directrice générale serait de vous demander si vous prendriez la même décision si vous dépensiez votre propre argent. Si la réponse est oui, la dépense sera généralement acceptée. 

Frais de déplacement

Les frais de déplacement comprennent tout type de frais de transport ou d’hébergement que les employés effectuent lorsqu’ils partent en voyage d’affaires. Certains montants sont plafonnés. Si vous dépassez la limite, vous devez couvrir vous-même le coût supplémentaire. Les frais de déplacement comprennent :

  • Billets de train, d’avion de bateau ou autre frais pour les autres modes de transports.
  • Moyen de transports sur les lieux durant le voyage (frais de taxis, location de voiture…)
  • Frais de stationnement, de péage ou autres dépenses liées à la voiture, pour un maximum de [saisir montant] par jour. 
  • Compensation à hauteur de [saisir montant] pour chaque kilomètre effectué avec votre voiture personnelle. Vous ne pouvez pas présenter de reçus de carburant et devez joindre un aperçu Google Maps de l’itinéraire emprunté et de la distance totale parcourue. 
  • Frais d’hébergement pour les nuitées d’un maximum de [saisir montant] par jour.
  • Les repas principaux (petit-déjeuner, déjeuner et dîner) pendant les voyages d’affaires. Le montant maximal des dépenses par jour pour les repas est de [saisir montant].
  • Les frais médicaux nécessaires (vaccins, par exemple).
  • Les documents juridiques nécessaires, tels que les visas.

Frais de déplacement non-remboursables

Nous ne rembourserons pas les dépenses suivantes :

  • Dépenses effectuées par tout non-employé accompagnant les employés dans leurs déplacements
  • Surclassement non autorisé, par exemple en première classe
  • Activités personnelles (spas, musées, visites touristiques, etc.)
  • Achats personnels (cadeaux, vêtements, etc.)
  • Perte d’objets personnels (votre assurance voyage couvrira ces frais)
  • Dommages que vous pourriez causer aux services que vous utilisez ou aux lieux que vous visitez.
  • Amendes éventuelles, par exemple lors de la conduite d’un véhicule de société ou de votre véhicule personnel.

Cette liste n’est pas exhaustive. En cas de doute, demandez aux RH quelles sont les dépenses remboursables. En général, la règle est la suivante : ne réclamez que les dépenses effectuées dans l’intérêt de l’entreprise. Les dépenses personnelles ne sont pas remboursées. Nous faisons confiance à nos employés pour prendre des décisions qui vont dans le sens de l’intérêt de l’entreprise. 

Procédure

Lorsque vous prévoyez de partir en voyage d’affaires, les RH réservent généralement votre hébergement et votre transport à l’avance. Vous devez vous assurer que vous :

  • Gardez une trace de toutes les dépenses que les RH n’ont pas payées (frais de taxi et déjeuners par exemple). Demandez toujours des reçus ! Soumettez vos notes de frais en utilisant l’application de dépense [Klippa].
  • Veuillez soumettre votre demande/rapport sous [date limite] après votre retour de voyage. Il est conseillé de numériser immédiatement vos reçus, afin de ne pas les perdre et d’enclencher le processus de remboursement.
  • Si votre responsable approuve vos dépenses, vous recevrez votre (vos) remboursement(s) sous [date limite].

Cadeaux professionnels

Il est assez courant d’envoyer des cadeaux à des clients ou à des partenaires dans le but de renforcer les relations commerciales. Nous remboursons ces frais jusqu’à [saisir montant] par client, par an, pour des raisons fiscales. Si vous devez dépasser cette limite, vous devez obtenir l’autorisation préalable de votre supérieur ou du service des ressources humaines. Si vous ne demandez pas d’autorisation préalable, vous devrez assumer personnellement le coût supplémentaire. 

Autres dépenses

Nous voulons fournir aux employés tout ce qui est nécessaire à la bonne exécution de leur travail. Ces choses concernent les employés et leurs relations avec les contacts professionnels. Pensez à des dépenses telles que :

  • Matériel pour faire du télétravail
  • Un téléphone professionnel
  • Un ordinateur d’entreprise
  • Outils et logiciels utilisés pour communiquer avec les clients ou travailler sur des projets
  • Dîners professionnels avec des clients ou des collègues

Ces dépenses peuvent être plafonnées et les RH doivent les approuver au préalable. Si vous dépassez la limite, vous devez couvrir vous-même les frais supplémentaires.

Nous ne rembourserons pas les dépenses suivantes :

  • Voyages d’affaires ou réunions non autorisés avec des clients ou des partenaires
  • Cours non liés à l’entreprise
  • Voyages ou achats personnels

Cette liste n’est pas exhaustive. En cas de doute, veuillez vous renseigner auprès des RH sur les dépenses remboursables, avant de soumettre une demande de remboursement.

Fraude

Chez [nom de l’entreprise] nous croyons qu’il faut faire confiance à nos employés. Par conséquent, nous ne pré-autorisons pas la plupart des dépenses et nous attendons de vous que vous preniez les bonnes décisions lorsque vous effectuez des dépenses. Nous effectuons chaque année des tests par sondage pour vérifier l’absence de fraude. Nous considérons toute fausse dépense, double dépense et dépense excessive comme frauduleuse. En cas de demandes de remboursement constamment fausses ou exagérées, nous pouvons prendre des mesures disciplinaires.

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Avis de non-responsabilité : Ce modèle de politique est un modèle, et doit être adapté à chaque organisation. Il peut ne pas tenir compte des lois locales et n’est pas un document juridique. Klippa n’est pas responsable des problèmes pouvant résulter de l’utilisation de ce manuel de politique.

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Commencez avec votre propre politique

Nous espérons que cet exemple de politique des dépenses peut vous aider à professionnaliser votre politique de dépenses. Une bonne politique permettra de garder le contrôle sur les dépenses des employés. La clarté et la transparence profitent à tous au sein de l’organisation. Nous vous encourageons à adapter ce document à ce qui convient le mieux à votre entreprise. Utilisez les meilleures pratiques et les exemples qui vous plaisent, modifiez ceux qui ne vous plaisent pas.

Prochaines étapes

Outre une bonne politique, le bon outil de gestion des dépenses fait également une grande différence dans la gestion de votre processus de dépenses. Si vous n’avez pas encore numérisé et automatisé votre gestion des dépenses, alors jetez un coup d’œil à Klippa SpendControl. Avec SpendControl, vous réduisez les coûts, gagnez du temps, évitez les fraudes et améliorez le bonheur des employés liés à votre processus de dépenses. Nous sommes heureux de vous offrir une démonstration gratuite de 30 minutes.

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