Au fil des ans, vous avez sûrement rassemblé des dizaines de milliers, voire une centaine de millions de documents dans vos archives. Vous avez probablement oublié ce qu’elles contiennent. Il est donc important de trouver un moyen de découvrir et de naviguer exactement dans les fichiers que vous avez dans vos archives.
De plus, il se peut que vous ayez archivé des données sensibles à la confidentialité que vous n’êtes plus autorisé à stocker selon les dernières directives du RGPD. Il se peut donc que vous enfreigniez les règles sans le savoir, mais existe-t-il un bon moyen de savoir si c’est le cas ?
Bien que vos archives ne soient probablement pas la partie la plus intéressante de votre entreprise, il est important que vous soyez au fait de ce qu’elles renferment. Heureusement, nous vivons à l’époque de l’archivage intelligent, qui peut vous aider à naviguer efficacement dans vos archives en les étiquetant et en les classant, et à vous conformer davantage aux réglementations relatives à la protection de la vie privée.
Dans cet article, nous allons explorer comment vous pouvez organiser rapidement et efficacement vos archives grâce à l’étiquetage et les rendre conformes au RGPD grâce à l’anonymisation.
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Trois cas d’utilisation de l’archivage intelligent
Comment rendre vos archives consultables
Étiquetage et classification de vos archives
Identification et anonymisation des données sensibles à la vie privée dans vos archives
Les avantages de l’archive intelligente
L’archivage avec Klippa
Trois cas d’utilisation de l’archivage intelligent
Des archives bien organisées peuvent constituer une vaste source de connaissances pour votre entreprise. Il est donc important de savoir ce qu’elles contiennent et comment les retrouver en cas de besoin. Si vous lisez cet article, vous avez probablement découvert que vous n’êtes pas entièrement conscient de ce que contiennent vos archives, que vous cherchez un moyen d’organiser efficacement vos archives ou que vous avez besoin d’une solution pour des questions de conformité. Des questions se posent :
- “Avons-nous des informations sur ce sujet dans nos archives ?”
- “J’ai besoin d’un document contenant cette information, mais comment le trouver ?”
- “Suis-je seulement autorisé à posséder ces documents dans mes archives ?”
Il se peut donc que vous ayez à portée de main une énorme accumulation d’informations non organisées, mais que vous ne soyez pas en mesure d’en utiliser une seule. Il est possible que vous ayez des archives d’entreprise ou des archives personnelles, et que vous les ayez classées dans un GED, un service en cloud ou des archives papier. Il existe trois grandes façons de résoudre ce problème. Voyons ce que vous pouvez faire pour résoudre ces problèmes à l’aide de l’archivage intelligent.
Comment rendre vos archives consultables
Si vous ne savez pas exactement quels fichiers vous avez dans vos archives, la première étape d’un archivage intelligent consiste à identifier rapidement et efficacement chaque document stocké. Vous pouvez penser à des types de documents tels que des PDF, des documents Word, des feuilles Excel, des e-mails, des images, des scans ou tout autre type.
Extraction de texte à partir de fichiers non textuels
Les fichiers contenant du texte numérique possèdent déjà la qualité d’être consultables. Ainsi, si vous ne disposez que de fichiers PDF, de documents Word, de feuilles Excel ou de fichiers TXT contenant du texte, vous pouvez déjà naviguer dans les fichiers à l’aide d’une barre de recherche. Cette fonction est utile si vous devez trouver rapidement tous les fichiers contenant un terme de recherche ou un sujet particulier.
Cependant, de nombreuses archives d’entreprises contiennent des scans de documents et d’autres types d’images. Le texte de ces documents n’a pas encore été numérisé. Une excellente solution pour rendre ces fichiers interrogeables consiste à extraire automatiquement le texte qu’ils contiennent à l’aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). L’API OCR de Klippa est une excellente solution à cet effet.
Avec l’aide de l’OCR, l’API de Klippa est capable de détecter automatiquement les pixels contenant des caractères textuels dans les fichiers image. Elle peut le faire de manière précise et fiable pour un nombre illimité de fichiers. Cela signifie que, quel que soit le nombre de fichiers non textuels que vous avez dans votre base de données, l’API peut extraire le texte de manière entièrement automatique et rapide. Vous pouvez alors disposer, par exemple, de fichiers PDF/A, qui sont à la fois consultables et conformes au RGPD. Vous n’avez donc pas besoin d’un énorme back office pour parcourir tous les fichiers de vos archives. Pas mal, non ?
Utilisation de vos archives consultables
Les archives consultables sont désormais à portée de main. Vous pouvez maintenant déterminer ce que vous allez faire de ces documents à l’avenir. Avez-vous encore besoin de tous ces fichiers ? Pouvez-vous les supprimer ? Quelle est la meilleure façon de retrouver des documents présentant des caractéristiques spécifiques ? Ce sont toutes des questions liées au processus de suivi. Il est particulièrement utile d’identifier les objectifs suivants :
- Identifiez les fichiers dont vous n’avez pas besoin, pour nettoyer vos archives ou supprimer les informations confidentielles.
- Identifiez les fichiers à conserver et étiquetez-les, afin de pouvoir accéder facilement aux informations spécifiées et regroupées dont vous avez besoin.
- Identifiez les documents qui contiennent des informations utiles sur les clients ou le marché, que vous pouvez utiliser pour mettre en place une stratégie commerciale.
- Identifiez les documents qui contiennent des informations sensibles, afin de vous assurer que vous respectez pleinement la réglementation en matière de confidentialité en les anonymisant ou en les supprimant.
Ce ne sont là que quelques exemples de ce que vous pouvez faire avec vos archives une fois que vous les avez rendues consultables.
Étiquetage et classification de vos archives
Une fois que vos archives sont consultables, vous pouvez avoir besoin de les regrouper et de les classer de manière ordonnée afin d’améliorer votre vue d’ensemble, de transférer facilement des groupes de fichiers dans votre base de données à quelqu’un qui en a besoin, ou de vous assurer que certains fichiers sont réservés à des collègues spécifiques.
Il est important de définir d’abord les caractéristiques avec lesquelles vous souhaitez regrouper vos fichiers. Vous pouvez penser au contexte d’étiquetage suivant :
- Documents types : .pdf, .docx, .xml, .xlsx
- Caractéristiques des documents : documents d’identité, courriels, factures, reçus, formulaires de demande, formulaires de contact, bilans, photos de clients, etc.
- Groupes de documents : documents financiers, documents clients, documents RH, documents juridiques, etc.
- Numéros ou codes des documents
- Documents contenant des informations spécifiques (liées au GDPR) : noms et adresses, coordonnées, informations spécifiques au client, détails de localisation, etc.
L’établissement des paramètres est une étape importante avant de commencer l’étiquetage proprement dit. De cette façon, vous pouvez garder vos étiquettes agréables et limitées, et ne pas commencer à inventer des étiquettes à la volée. Cela vous évitera de perdre votre vue d’ensemble et votre logique en cours de route.
Une fois que vous avez choisi vos paramètres, vous pouvez commencer à étiqueter et à classer vos archives consultables. Bien sûr, vous avez toujours la possibilité d’étiqueter manuellement. Mais cela deviendrait rapidement ingérable et sujet à des erreurs. Heureusement, il est également possible d’appliquer les algorithmes d’OCR et d’IA de Klippa pour identifier et étiqueter/classer automatiquement les documents.
Un document contenant des informations spécifiques peut être automatiquement étiqueté avec le paramètre de votre choix. Ainsi, par exemple, tout document peut être étiqueté avec le numéro de dossier correspondant, tous les passeports peuvent être étiquetés comme “Documents d’identité” ou peuvent même être rendus anonymes ou supprimés.
Naviguer dans des groupes étiquetés est beaucoup moins fastidieux que de parcourir des millions de fichiers avec la seule barre de recherche. Si vous disposez d’archives numériques auxquelles peuvent accéder des centaines d’employés, vous pouvez faire en sorte de limiter l’accès à des groupes de fichiers spécifiques. De plus, vous avez immédiatement une idée du nombre de fichiers que vous possédez dans un groupe particulier et vous pouvez déterminer quelle est votre prochaine action pour les documents. Vous pourrez ainsi accéder rapidement à un document des archives et l’utiliser à des fins particulières, par exemple dans un autre système.
Identification et anonymisation des données sensibles à la vie privée dans vos archives
Un objectif important de l’identification et de l’étiquetage des documents de vos archives est votre conformité avec le RGPD ou d’autres réglementations liées à la vie privée. Si vous n’êtes pas conscient des données privées que vous avez stockées dans votre base de données, vous risquez d’être confronté à de graves conséquences en cas d’atteinte à votre sécurité. Non seulement cela peut permettre aux cybercriminels de distribuer des informations qui ne vous appartiennent pas, mais cela entraîne également la compromission de données privées de clients, des amendes potentielles et finalement une mauvaise presse pour votre entreprise.
La solution évidente est donc de détecter la présence de données sensibles dans vos archives et de supprimer ou d’anonymiser ces documents. Avec l’aide de l’API OCR de Klippa, vous pouvez détecter automatiquement des combinaisons spécifiques de noms, d’adresses, de numéros de compte bancaire ou d’autres informations privées et les rendre anonymes en supprimant ces lignes spécifiques sur un document ou en supprimant entièrement les documents.
Vous avez la possibilité d’extraire automatiquement des lignes d’information spécifiques des documents avant de choisir de les supprimer. Cela permet de s’assurer qu’aucune information précieuse sur les clients, qui pourrait être nécessaire à des fins de conformité, de recherche ou de marketing, n’est perdue.
Une alternative à la suppression des fichiers est de les rendre automatiquement anonymes ou pseudonymes. Cela vous permet de conserver vos fichiers sans perdre une partie aussi importante de votre base de données. De cette façon, vous disposez de toutes les données dont vous avez besoin et vous vous conformez à la réglementation RGPD.
Les avantages de l’archive intelligente
L’archive intelligente présente de nombreux avantages, surtout lorsque vous décidez de faire étiqueter et anonymiser automatiquement vos archives par Klippa. Nous avons nommé la plupart d’entre eux ci-dessus, mais à toutes fins utiles, nous allons les énumérer brièvement ci-dessous.
- Connaissance de vos archives
Avant tout, vous êtes conscient de ce que contiennent réellement vos archives. Cela peut vous donner un avantage considérable, car vous pouvez découvrir des informations précieuses dont vous ne soupçonniez pas l’existence au départ.
- Archives consultables à votre disposition
Vous pouvez trouver rapidement les fichiers dont vous avez besoin ou simplement découvrir si vous avez des fichiers sur un certain sujet ou dans un contexte spécifique. Vous pouvez imaginer des termes de recherche pour le texte des documents, ou trouver des documents avec des codes ou des étiquettes spécifiques.
- Conformité au RGPD
La conformité aux réglementations en vigueur dans votre zone géographique ou au niveau mondial est un objectif important pour toutes les entreprises. Grâce à l’archivage intelligent et à l’anonymisation des données, vous aurez la garantie de respecter les règles du jeu.
- Conservez vos données précieuses
En rendant anonymes les données sensibles à la confidentialité dans vos archives, vous serez sûr de conserver les données précieuses qui entourent ces informations en toute sécurité pour une consultation ultérieure.
- Pas de back-office nécessaire
Vous n’avez pas besoin d’un énorme groupe d’employés pour parcourir vos archives et découvrir ce qu’elles contiennent. La nécessité d’un back-office important ou d’une externalisation du back-office est généralement présente pour de nombreuses entreprises lorsqu’elles sont confrontées à une tâche de cette envergure. Mais avec l’automatisation, vous pouvez faire exécuter tout cela par une IA.
- Un processus qui permet de gagner du temps et de l’argent
L’absence de back-office et le temps précieux consacré à l’identification et à l’anonymisation de milliers de fichiers dans vos archives vous permettront de réaliser des économies. L’application d’une IA, qui peut travailler 24 heures sur 24, est précise à près de 100 % et travaille incroyablement vite, finira par compenser les coûts liés aux employés du back-office.
Maintenant que vous avez vu ce que vous pouvez tirer d’une archive intelligente et conforme, vous serez peut-être intéressé de savoir comment Klippa peut vous aider à y parvenir.
L’archivage avec Klippa
Vous avez des archives qui ont grand besoin d’être organisées ? Vous n’avez aucune idée de ce qu’elles contiennent ? Vos archives sont-elles conformes à la réglementation RGPD ? Eh bien, il est peut-être grand temps de contacter Klippa pour voir comment nous pouvons résoudre vos défis d’archivage. Contactez nous ou planifiez une démo avec l’un de nos experts ci-dessous.