Le traitement des factures est un élément financier clé pour toute entreprise. Il représente une grande majorité des tâches des employés en comptabilité fournisseurs. Il est donc essentiel de disposer d’un flux de travail solide pour le traitement des factures.
Cependant, les méthodes traditionnelles ne sont plus considérées comme la panacée en matière de traitement des factures. La saisie manuelle des données et les processus inefficaces sont les principaux défis auxquels sont confrontés les employés, principalement en raison des méthodes traditionnelles de traitement des factures.
Pour vous donner une compréhension approfondie du traitement des factures, nous allons détailler tout ce que vous devez savoir sur ce sujet. Nous aborderons également les autres difficultés liées au traitement traditionnel.
À la fin de cet article, nous dévoilerons une méthode qui peut faciliter ce processus grâce aux outils appropriés.
Qu’est-ce que le traitement des factures ?
Le traitement des factures, au sein du service comptabilité fournisseurs, consiste à recevoir, examiner, vérifier et valider les factures avant leur mise en paiement. Ce processus garantit que les fournisseurs sont payés de manière précise et dans les délais, tout en assurant la tenue de registres financiers fiables.
Il comprend généralement plusieurs étapes, notamment la vérification de la réception des biens ou services, le contrôle des éventuelles erreurs ou incohérences, ainsi que l’approbation de la facture par les personnes habilitées. Cela permet à l’entreprise de garder un œil sur ses dépenses et d’éviter de régler des prestations non livrées.
Ce processus s’applique à différents types de factures : factures d’achat, de vente, de frais professionnels, entre autres. Mettre en place une procédure claire de traitement des factures permet non seulement de garantir la conformité réglementaire, mais aussi d’entretenir de bonnes relations fournisseurs et d’éviter les pénalités de retard.
Les 5 étapes clés du traitement d’une facture
Le processus classique de traitement d’une facture jusqu’au paiement comporte généralement cinq grandes étapes :
- Réception de la facture : Le fournisseur envoie la facture à l’entreprise cliente, que ce soit par voie postale, par e-mail ou sous forme papier.nvoices are sent by the supplier to the merchant and can be received on paper, via mail, or e-mail.
- Vérification de la facture : La facture est examinée en détail : on s’assure que les biens ou services ont bien été livrés et que les montants facturés sont corrects. En cas d’écart, la facture est renvoyée au fournisseur pour correction.
- Validation : Une fois vérifiée, la facture doit être validée par les personnes responsables au sein de l’entreprise (manager, chef d’équipe ou autre décideur habilité).
- Paiement : Après validation, la facture est réglée selon la méthode choisie par l’entreprise – virement bancaire, paiement électronique, ou encore chèque.
- Archivage : Enfin, la facture et ses justificatifs éventuels sont archivés pour consultation ultérieure et pour répondre aux exigences de conformité, notamment en cas de contrôle ou d’audit.
Respecter ces cinq étapes permet à une entreprise de structurer efficacement son traitement des factures, de mieux gérer ses dépenses et de rester conforme aux obligations fiscales et comptables.
Un processus rigoureux est également indispensable pour respecter le budget établi, éviter les paiements en double ou les oublis, et garantir une déclaration fiable des revenus et charges.
Cependant, malgré son importance, ce processus, lorsqu’il est géré manuellement, peut rapidement devenir une source de complications. Dans la suite de cet article, nous passerons en revue les principaux défis liés au traitement traditionnel des factures
Les limites du traitement traditionnel des factures
Le traitement traditionnel des factures repose en grande partie sur des tâches manuelles, ce qui le rend chronophage, peu fiable et difficile à optimiser. Voici les principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées :
Risques d’erreurs de saisie
Saisir manuellement les données d’une facture dans un logiciel comptable expose à des fautes de frappe ou à des inversions de chiffres. Ces erreurs peuvent entraîner des paiements erronés, des litiges avec les fournisseurs ou des écarts dans la comptabilité.
Retards dans les validations et les paiements
Un processus manuel allonge inutilement le temps nécessaire pour valider et régler les factures. Cela ralentit tout le cycle de traitement des dettes fournisseurs (comptes à payer) et peut détériorer les relations avec vos partenaires. Le traitement manuel d’une seule facture prend en moyenne 25 jours.
Manque de visibilité
Sans solution numérique, il est difficile de suivre le statut des factures ou de savoir qui est responsable de leur validation, surtout quand les volumes augmentent.
Conformité difficile à garantir
Les documents papier peuvent facilement être perdus, mal classés ou incomplets. Résultat : la conformité aux exigences fiscales et comptables devient difficile à maintenir, en particulier lors d’un audit.
Faible productivité
Traiter les factures à la main est une tâche répétitive et lourde en ressources humaines. Cela mobilise du temps et de l’énergie qui pourraient être consacrés à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Une méthode difficile à faire évoluer
Quand une entreprise se développe, le volume de factures augmente. Or, les méthodes traditionnelles ne sont pas pensées pour passer à l’échelle. Pour suivre le rythme, il faudrait recruter et former de nombreuses personnes, ce qui augmente les coûts.
Détection de fraude limitée
Le traitement manuel repose sur des vérifications humaines, ce qui rend plus difficile l’identification de factures frauduleuses ou dupliquées. Celles-ci peuvent passer inaperçues au milieu de dizaines ou centaines de factures légitimes.
Les conséquences de ces difficultés peuvent aller de simples retards à de véritables dysfonctionnements organisationnels. Et lorsqu’elles s’accumulent, elles peuvent gravement impacter la santé financière d’une entreprise – voire celle de ses parties prenantes.
Mais heureusement, il existe une alternative.
De nombreuses entreprises continuent encore aujourd’hui à traiter leurs factures à l’ancienne. Pourtant, une solution permet de gagner en efficacité, de réduire les risques et de sortir du lot : l’automatisation.
Une solution : l’automatisation
L’automatisation du traitement des factures permet aux entreprises de supprimer les tâches manuelles liées à la gestion des factures, telles que la capture de données, la validation, l’approbation, le paiement et l’archivage.
Avec un logiciel de traitement automatisé adapté, les étapes manuelles sont rationalisées, ce qui permet d’obtenir des résultats plus rapides et plus précis. Voici comment le processus est transformé :
- Réception de la facture: Les factures sont automatiquement capturées et traitées, quel que soit leur format. Plus besoin de saisir les données à la main : les informations clés sont extraites et stockées électroniquement.
- Vérification de la facture : Au lieu de vérifier manuellement les erreurs, incohérences ou risques de fraude fournisseur, le système rapproche automatiquement les données de la facture avec les bons de commande et les confirmations de livraison. Les écarts sont signalés pour révision, ce qui limite les interventions humaines.
- Validation : Des workflows numériques transmettent les factures à la bonne personne selon des règles préétablies. Cela évite les retards liés aux validations manuelles et accélère considérablement les approbations.
- Paiement: Une fois approuvée, la facture est planifiée pour paiement de manière automatique. Cela garantit des paiements dans les délais, réduisant ainsi le risque de pénalités de retard ou d’oublis.
- Archivage: Les factures et documents justificatifs sont stockés de manière numérique, facilement accessibles en cas d’audit ou de contrôle. Cela réduit aussi la dépendance au stockage papier.
L’automatisation simplifie l’ensemble du flux de traitement, accélère chaque étape et réduit les risques d’erreurs. C’est l’une des meilleures pratiques à adopter en matière de comptabilité fournisseurs pour laisser définitivement derrière soi les limites du traitement traditionnel des factures.
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FAQ
Les trois étapes clés sont : la réception de la facture, la vérification de son exactitude, puis son approbation pour paiement. Ces étapes garantissent que l’entreprise est facturée correctement pour les biens ou services reçus et que le paiement est autorisé.
Le traitement des factures comprend plusieurs tâches : réception des factures, vérification des informations, validation pour paiement, émission du paiement aux fournisseurs, et archivage à des fins de conformité. Chaque tâche est essentielle pour assurer une bonne gestion financière et maintenir de bonnes relations fournisseurs.
L’approbation d’une facture fournisseur consiste à vérifier son exactitude, confirmer la réception des biens ou services, et valider les prix. Une fois ces éléments contrôlés, la facture est transmise aux personnes responsables pour autorisation. Dans un système automatisé, ce processus est optimisé grâce à des workflows prédéfinis qui accélèrent les validations et réduisent les retards manuels.
Un logiciel de facturation facilite la gestion documentaire en automatisant la capture des données, en centralisant les factures, en simplifiant leur recherche, et en garantissant la conformité grâce à un stockage sécurisé et des pistes d’audit. Il réduit les erreurs manuelles et s’intègre aux outils financiers pour un traitement plus efficace.