Le gouvernement l’a confirmé : la facture électronique deviendra obligatoire à partir de septembre 2026. Si cette réforme peut sembler complexe, elle soulève aussi de nombreuses questions. Mais alors, quelles seront les répercussions pour votre entreprise et comment anticiper ce changement en toute sérénité ?
Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes clés pour assurer une transition fluide et garantir la conformité de vos processus de facturation.
Les Points Clés :
- La facture électronique est une facture émise en format structuré numérique offrant de nombreux avantages tels que le gain de temps et une haute sécurité.
- Les points de la réforme inclut des formats imposés tels que Factur-X, une plateforme pour traiter ses factures ainsi qu’un archivage numérique.
- Pour échanger les factures électroniques et les transférer à l’administration fiscale vous devrez choisir une PDP.
Qu’est ce qu’une facture électronique ?
La facture électronique est aujourd’hui un sujet central pour toutes les entreprises. Mais en quoi consiste-t-elle réellement et quels en sont les avantages ? Dans cette section, nous vous proposons de faire le point sur ses fondamentaux et les bénéfices qu’elle peut apporter à votre organisation.
Facture électronique : Définition
Une facture électronique est une facture émise, envoyée et reçue sous format numérique, conformément aux normes légales et techniques en vigueur. Contrairement à une simple facture dématérialisée (PDF, scan papier), elle est émise en format structuré tel que Factur-X, UBL ou CII permettant un traitement automatisé.
Les bénéfices de la facturation électronique
Changer les process internes peut être difficile. Mais soyez rassuré, la facture électronique va apporter de nombreux avantages pour votre entreprise.
- Gain de temps : les saisies manuelles de données sont terminées
- Réduction des erreurs : Moins de saisie engendre donc moins d’erreurs dans vos factures
- Moins de tâches administratives : L’automatisation réduit considérablement la charge administrative
- Plus de sécurité : l’uniformisation des factures impliquent de respecter des critères qui ne peuvent être modifier par un tiers.
- Gestion efficace : Paiement plus rapide, et délai de traitement réduit rendant votre service efficace
- Organisation infaillible : Avec un archivage électronique, retrouvez toute vos factures en un rien de temps.
Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de la facturation électronique, voyons les étapes essentielles pour l’implémenter efficacement dans votre entreprise.
Quelles sont les étapes pour se préparer facilement à la facture électronique ?
Pour réussir une transition en toute fluidité vers la facturation électronique (aussi appelée le concept de la dématérialisation des factures), nous avons défini trois étapes essentielles. Découvrez-les dès maintenant pour faciliter cette évolution en toute simplicité.
Étape 1 : Connaitre les points clés de la réforme
La facturation électronique se met en place progressivement en France, avec pour objectif d’uniformiser les échanges et de simplifier la gestion comptable des entreprises.
Calendrier d’application
La réforme de la facturation électronique en France s’appliquera en plusieurs étapes :
À partir du 1ᵉʳ septembre 2026 :
- Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
- Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) auront également l’obligation d’émettre des factures électroniques.
À partir du 1ᵉʳ septembre 2027 :
Cette obligation d’émission s’étendra aux petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux micro-entreprises.
Une solution d’e-facturation
Pour se conformer à la réforme, les entreprises devront utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), agréée par l’administration fiscale pour transmettre leurs factures électroniques.
L’archivage des factures électroniques
L’archivage numérique des factures est obligatoire pendant 10 ans, garantissant leur accessibilité et leur conformité légale.
Facturation électronique et commerce international
L’obligation de facturation électronique ne se limite pas à la France. Plusieurs pays européens imposent déjà son usage pour les échanges transfrontaliers. Les entreprises opérant à l’international doivent donc s’informer sur les réglementations applicables à chaque pays.
Étape 2 : Évaluer vos processus actuels
Avant de mettre en place la facturation électronique, il est essentiel d’évaluer votre situation sur le traitement de vos factures. Formez un petit groupe chargé de la transition vers la facturation électronique, examinez les points ci-dessous afin de mieux identifier vos besoins.
- Dématérialisation des factures : Est-ce déjà dans vos processus actuels ?
- Les logiciels utilisés au sein de votre entreprise : Sont-ils compatibles avec la facturation électronique ?
- Votre volume de factures mensuel : Une solution évolutive est-elle nécessaire ?
- Clients ou fournisseurs à l’étranger : Certaines réglementations spécifiques peuvent s’appliquer.
- La conformité aux nouvelles exigences légales : Vérifiez si elles contiennent toutes les informations requises.
- Besoin d’une solution qui automatise l’ensemble vos processus : Un outil qui prend en charge l’entièreté du processus ou seulement une partie ?
Prendre le temps de répondre à ces questions vous donnera une vision claire de vos besoins. Cela vous aidera à anticiper les défis et à choisir une solution qui facilite l’adoption de la facturation électronique tout en optimisant vos processus internes.
Étape 3 : Choisir une solution de facturation électronique
Pour se conformer aux exigences de la facturation électronique, les entreprises doivent adopter une solution adaptée qui leur permet d’émettre, transmettre et recevoir leurs factures en respectant les spécifications techniques de l’administration fiscale.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les PPD facilitent la gestion de la facturation en assurant la conformité aux formats requis, que ce soit pour la France ou pour les réglementations des pays avec lesquels vous échangez. Grâce à des fonctionnalités avancées, elles convertissent automatiquement vos factures dans les formats exigés, garantissant ainsi leur conformité.
Les PDP offrent plusieurs avantages, notamment pour les entreprises traitant un volume important de factures. Elles permettent d’automatiser et d’optimiser l’ensemble du processus de l’envoi à la réception des factures électroniques, assurant ainsi une transmission fluide, rapide et conforme aux réglementations en vigueur.
Une fois votre solution de facturation électronique choisie, il est essentiel d’accompagner le changement en informant et en formant vos équipes ainsi que vos partenaires. Une bonne préparation garantira une adoption fluide et une conformité totale avant l’entrée en vigueur de l’obligation.
Soyez prêts pour la facturation électronique avec Klippa
Grâce à la solution de facturation électronique de Klippa, vous pouvez passer à l’e-facturation de manière fluide et simplifiée. Klippa est une plateforme agrégée PEPPOL, vous permettant de convertir vos factures en factures structurées conformes aux formats exigés par les autorités françaises ou les partenaires avec lesquels vous travaillez en Europe. Notre solution est certifiée ISO et RGPD, garantissant ainsi le traitement sécurisé de vos données et assurant une protection maximale de vos informations.
En résumé, Klippa vous offre :
- Conversion des PDF en factures électroniques : Extraction des données des factures, classification et conversion des documents dans des formats conformes à Peppol, tels que XML ou UBL, avec une précision pouvant atteindre 99 %.
- Détection des fraudes : Assurez-vous de l’authenticité des factures et empêchez les paiements en double ou illégitimes grâce à des outils de vérification de documents.
- Accélération des délais de traitement : Gagnez jusqu’à 70 % de temps grâce aux fonctionnalités de traitement en masse pour les flux de documents volumineux.
- Intégration fluide : Connectez-vous à plus de 50 systèmes, y compris des logiciels ERP, CRM et de comptabilité, pour rationaliser vos opérations.
- Prise en charge des langues étrangères : Traitez les factures dans plus de 100 langues pour faciliter les transactions internationales.
- Accès direct à Peppol : utilisez le point d’accès Peppol certifié de Klippa pour une facturation électronique sécurisée et fiable
Vous trouvez la transition vers la facturation électronique complexe ? Contactez-nous ! Nos experts vous expliqueront comment effectuer cette transition de manière simple et efficace.
FAQ
Une facture dématérialisée est généralement un PDF ou un scan papier envoyé par email, sans format structuré. La facture électronique, elle, est émise dans un format structuré (ex. Factur‑X, UBL, CII) conforme à la norme EN 16931, permettant un traitement automatisé et obligatoire à partir de septembre 2026 pour les entreprises en France.
Les formats conformes aux exigences françaises et européennes incluent Factur‑X (PDF hybride + XML), UBL (Universal Business Language), et CII (Cross Industry Invoice). Tous doivent respecter la norme EN 16931. Pour les échanges transfrontaliers, le réseau Peppol est recommandé pour garantir l’interopérabilité.
– Dès le 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI doivent également émettre.
– Dès le 1er septembre 2027 : l’obligation d’émission s’étend aux PME et micro‑entreprises.
Ces délais permettent un déploiement progressif et une adaptation aux outils conformes.
En France, la durée légale est de 10 ans. Dans l’UE, elle varie de 7 à 10 ans selon le pays. L’archivage doit garantir intégrité, lisibilité et accessibilité, avec horodatage et protection contre toute altération.
Rejet de la facture par le destinataire, retards de paiement, sanctions fiscales, perte de données, et risque accru de fraude. Une intégration incomplète ou le choix d’un format non accepté peuvent impacter directement le cashflow.
Oui. Klippa est certifiée ISO 27001, utilise un cryptage AES‑256, contrôle les accès par identifiants et journalise toutes les opérations. Les données sont traitées conformément au RGPD et au CCPA.