La dématérialisation des factures représente une étape clé pour les entreprises souhaitant moderniser leur gestion administrative. En supprimant la paperasse et la saisie manuelle des données, elle permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’optimiser l’ensemble du traitement des factures. Pourtant, de nombreuses entreprises hésitent encore à franchir le pas, par manque d’informations ou par crainte du changement.
Dans cet article, nous vous expliquons en détail ce qu’implique la dématérialisation des factures, quels en sont les principaux avantages, et à quoi ressemble concrètement un processus de traitement automatisé.
Les Points Clés :
- La dématérialisation des factures permet une automatisation complète du processus de traitement des factures.
- En septembre 2026, la dématérialisation des factures deviendra obligatoire.
- Un logiciel de dématérialisation des factures aident l’entreprise à automatiser de manière sécurisée et simple ce processus.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures consiste à convertir les factures papier en un format numérique. Cette transformation peut prendre deux formes :
- La facture numérisée, obtenue en scannant un document papier pour l’enregistrer dans un format numérique tel que PDF ou Excel, que l’on sauvegarde ensuite dans l’ERP ou sur l’ordinateur d’un employé.
- La facture électronique, qui sera obligatoire pour toutes les entreprises à partir de septembre 2026. Contrairement à une simple numérisation, la facture électronique permet d’automatiser l’ensemble du processus de facturation. Les échanges se font via des formats structurés comme EDI, XML ou UBL, facilitant l’envoi, la réception et le traitement automatique des factures entre partenaires commerciaux.
La dématérialisation des factures permet d’automatiser l’ensemble de vos processus financiers. Dans la prochaine section, découvrez toutes les bonnes raisons de franchir le cap de la digitalisation.
Pourquoi dématérialiser vos factures ?
La dématérialisation des factures apporte beaucoup de bénéfices à votre entreprise. Ci-dessous quelques exemples :
- Gain de temps significatif avec l’automatisation : En automatisant la réception, l’extraction et le traitement des factures, les équipes réduisent considérablement le temps consacré aux tâches administratives. L’automatisation limite les saisies manuelles accélère les validations et libère un temps précieux pour se concentrer sur des activités stratégiques.
- Éviter les fraudes : Grâce aux contrôles automatisés et aux circuits de validation sécurisés, la dématérialisation permet d’identifier plus rapidement les anomalies et de prévenir les tentatives de fraude, notamment celles liées à la falsification des factures ou aux erreurs de paiement.
- Meilleure gestion des factures : Avec des processus digitalisés, les factures sont traitées plus rapidement et les échéances mieux respectées. Cela améliore la trésorerie de l’entreprise, renforce la relation avec les fournisseurs et peut même permettre de bénéficier d’escomptes pour paiement anticipé.
- Archivage beaucoup plus intuitif : Fini les armoires pleines de dossiers papier ! La dématérialisation permet de stocker les factures de manière sécurisée et organisée dans des espaces numériques. Les recherches deviennent instantanées grâce aux fonctionnalités de tri, de filtrage et d’indexation.
- Focus sur des taches à plus forte valeur ajouté : En supprimant les tâches répétitives et chronophages, les équipes financières peuvent se recentrer sur l’analyse des dépenses, l’optimisation des processus, la stratégie financière ou encore le pilotage des indicateurs clés de performance.
- Conformité aux nouvelles réglementations : En adoptant la dématérialisation dès maintenant, votre entreprise se prépare activement aux obligations légales à venir, notamment la facturation électronique obligatoire à partir de 2026. Vous anticipez les changements, évitez les risques de non-conformité et gagnez en sérénité.
- Satisfaction collaborateurs et fournisseurs : Un processus fluide et transparent réduit la charge mentale des collaborateurs, améliore leur quotidien et accroît leur engagement. Les fournisseurs, quant à eux, bénéficient de paiements plus rapides et d’une communication simplifiée, renforçant ainsi la relation de confiance.
Au-delà des nombreux bénéfices qu’elle apporte, la dématérialisation des factures au format électronique deviendra également une obligation légale pour toutes les entreprises à partir de septembre 2026. Il est donc essentiel d’anticiper cette transition pour être en conformité avec la réglementation.
Dans la prochaine partie, nous vous détaillerons les principales obligations liées à cette nouvelle législation.
Quelles sont les obligations liées à la dématérialisation des factures ?
Si la dématérialisation des factures offre de nombreux avantages, elle deviendra aussi, très prochainement, une obligation légale pour toutes les entreprises. Ces nouvelles règles peuvent sembler complexes à première vue. C’est pourquoi nous vous avons synthétisé les principaux points à retenir :
- Émettre des factures dématérialisées sera obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) dès le 1er septembre 2026, et sera obligatoire pour les PME dès le 1er septembre 2027.
- Recevoir des factures dématérialisées sera obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, à partir du 1er septembre 2026.
- Le format a utilisé est Factur-X.
- Mentions obligatoires sur vos factures : Certaines informations devront obligatoirement figurer sur vos factures, notamment, le numéro de facture, la date d’émission, l’identité du vendeur ou de l’acheteur et bien d’autres.
- Archivages des factures dématérialisées est de 6 ans.
- L’e-reporting s’applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA. Ces entreprises devront transmettre régulièrement certaines informations sur leurs transactions via une plateforme de dématérialisation partenaire ou directement via le Portail Public de Facturation.
- La dématérialisation chez les autres pays européens : notre guide.
Ces nouvelles obligations peuvent représenter un véritable changement pour votre organisation. Se préparer à la facturation électronique dès maintenant est essentiel pour assurer une transition fluide vers la facturation électronique et rester en conformité sans stress.
Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
Mettre en place la dématérialisation des factures nécessite de suivre plusieurs étapes clés. Il est tout d’abord essentiel de bien comprendre les obligations légales qui s’appliquent à votre entreprise en fonction de sa taille et de son activité.
Ensuite, il est recommandé de constituer un petit groupe de travail dédié à la transformation digitale du processus de facturation. Ce groupe devra réaliser un état des lieux de l’organisation actuelle, identifier les changements nécessaires pour se conformer aux nouvelles exigences, et sélectionner les outils adaptés, notamment un logiciel de dématérialisation des factures capables de gérer les formats requis et d’assurer un archivage sécurisé.
En structurant ainsi votre projet, vous facilitez une transition réussie vers la facturation électronique et préparez votre entreprise aux futures obligations.
Comment fonctionne la dématérialisation des factures avec un logiciel ?
Aujourd’hui, le format PDF est encore largement utilisé pour la dématérialisation des factures, mais à partir de 2026, il ne sera plus suffisant et devra être converti en format électronique. Heureusement, un logiciel adapté peut vous accompagner en quelques étapes simples, à l’aide de la technologie OCR et l’IA :
- Scanner vos factures papier pour les transformer en fichiers numériques
- Laisser le logiciel récupérer automatiquement les factures PDF reçues par e-mail
- Extraire automatiquement les données clés des factures (montant, date, fournisseurs, etc.)
- Valider les données extraites pour garantir leur exactitude et leur conformité
- Convertir les factures dans un format électronique conforme, comme Factur-X
- Transférer les factures électroniques directement vers votre ERP, votre logiciel comptable ou votre espace de stockage sécurisé.
Comme vous pouvez le constater, le processus est relativement simple ! Avec une solution de dématérialisation des factures, l’ensemble du traitement est entièrement automatisé, vous faisant gagner du temps et réduisant les risques d’erreurs.
Dématérialisez vos factures avec Klippa
Pour réussir votre transition vers la facturation électronique, Klippa DocHorizon est le partenaire qu’il vous faut. Avec la solution de facturation électronique Klippa, vous pouvez convertir, extraire, classer et archiver vos factures en toute simplicité, grâce à un workflow entièrement automatisé.
Voici quelques fonctionnalités clés que Klippa vous propose :
- Conversion rapide et intuitive des factures PDF vers les formats électroniques requis
- Détection automatique de la fraude pour garantir l’authenticité de vos factures ;
- Intégration fluide au réseau Peppol, pour faciliter vos échanges internationaux
- Archivage numérique sécurisé des factures, conforme aux durées légales de conservation
- Protection avancée de vos données avec un logiciel certifié ISO 27001 et 100 % conforme au RGPD
- Conformité aux réglementations locales et internationales de la facturation électronique dans plus de 50 pays
- Intégration rapide et sans effort avec vos systèmes ERP, CRM ou solutions financières existantes
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FAQ
La solution Klippa permet de convertir facilement vos factures papier en format numérique. Mais elle ne s’arrête pas là : Klippa transforme également les données extraites en formats électroniques standardisés, prêts à être partagés de manière sécurisée avec vos clients, vos fournisseurs ou les autorités fiscales. Notre solution s’intègre aisément à vos logiciels financiers existants (comme les ERP), automatisant ainsi l’ensemble du processus de facturation, de la réception à l’archivage.
Les bénéfices sont nombreux comme le gain de temps, l’automatisation de la saisie des données, suppression des taches répétitives et bien plus encore.
Klippa prend en charge toutes les langues de l’alphabet latin, vous permettant de traiter des factures provenant du monde entier.
Oui, les solutions de facturation électronique de Klippa utilisent des protocoles de sécurité avancés pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données. Cela inclut le cryptage, le contrôle d’accès et la conformité avec les réglementations internationales en matière de protection des données telles que le RGPD de l’UE et le CCPA.