On-premise servers

Muchas empresas de todo el mundo buscan software de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para mejorar sus procesos empresariales.

De hecho, según Grand View Research, se espera que el mercado de OCR crezca anualmente con una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) del 16,7% desde el 2021 hasta el 2028.

Es posible que en este momento tú también quieras aprovechar la tecnología OCR. Debido a las diferentes opciones que existen, puede que no esté claro si deberías invertir en un OCR local o en una solución de OCR en la nube.

Ambas soluciones aportan importantes beneficios a las empresas. Sin embargo, hay aspectos esenciales que hay que tener en cuenta antes de elegir una sobre la otra.

Para ayudarte a tomar una decisión, en este blog analizaremos las diferencias entre las dos opciones y te proporcionaremos una lista de algunos proveedores de OCR locales.

¿Qué es el OCR local?

El OCR local, en esencia, es un software de OCR que se instala localmente en una infraestructura de servidores que tú administras. Con el OCR local, los documentos y los datos no salen de la infraestructura de tu organización.

Por el contrario, con la solución en la nube, tus documentos y datos pasan de tus servidores a servidores externos, de los que recibirás los datos de vuelta una vez concluido el proceso de OCR. Debido a esta transferencia de datos, tienes menos control sobre tus datos.

On-Premise vs. Cloud OCR

A menudo, el OCR local es el preferido por las organizaciones más grandes con altas exigencias de seguridad, regulaciones de privacidad o procesos de control. Por ejemplo, bancos, compañías de seguros y empresas de otros sectores muy regulados.

Una solución local suele ser demasiado cara para las empresas más pequeñas si se compara con sus beneficios.

Entonces, ¿cuáles son las ventajas de implantar un software de OCR local? A continuación, vamos a hablar de ello.

Las ventajas del OCR local

Alojar el software de OCR en la red o los sistemas de tu organización aporta muchos beneficios. Estos beneficios incluyen:

  • Control total sobre los datos
  • Control total sobre las medidas de seguridad
  • No hay dependencia de ningún proveedor adicional

Estas ventajas son más importantes que cualquier desventaja en sectores altamente regulados como el bancario, el jurídico, el de seguros y el de transporte, por nombrar algunos.

Control total sobre los datos

La privacidad de los datos es cada vez más importante desde que se impuso el Reglamento General de Privacidad de Datos (GDPR) en el 2018 en Europa.

Con una solución de OCR local, las empresas pueden mantener un control total sobre los datos, ya que estos permanecerían dentro de la infraestructura interna.

La privacidad de los datos es a menudo una preocupación en las industrias altamente reguladas y, por lo tanto, el software y los servidores de OCR alojados internamente tienen una mayor prioridad.

Tomemos como ejemplo las instituciones gubernamentales. No muchas están dispuestas a arriesgarse a que la información clasificada se atasque o se pierda si algo sale mal por parte del proveedor de OCR.

Por lo tanto, estas organizaciones prefieren implementar la solución local en lugar de utilizar una solución en la nube para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de privacidad de datos, como el GDPR.

Control total sobre las medidas de seguridad

La seguridad de los datos es tan importante como el control de los mismos; para mantener el cumplimiento del GDPR y evitar las filtraciones de datos. Cuando el software OCR se instala en tu infraestructura, las medidas de seguridad para salvaguardar tus datos son las que tú conoces.

Con la solución local, puedes implementar tus propias medidas de seguridad informática al software OCR. De este modo, puedes asegurarte de que los datos están bien protegidos contra el acceso no autorizado.

No es necesario que te preocupes por si tu proveedor de OCR aloja la solución en servidores con certificación ISO, siempre y cuando tus servidores, hardware e infraestructura estén bien protegidos.

No hay dependencia de ningún proveedor adicional

Una vez que el OCR local está instalado en tus instalaciones y ajustes, ya no dependes del proveedor.

Naturalmente, hay excepciones, ya que algunos proveedores ofrecen acuerdos de nivel de servicio (SLA) adicionales más allá de los estándares de SLA.

Como se ha mencionado anteriormente, las medidas de seguridad y la privacidad de los datos están bajo tu control con el software de OCR local. Además, no tienes que preocuparte de si el proveedor puede garantizar un tiempo de disponibilidad del 99,9%.

En resumen, depende de ti si eres menos dependiente o totalmente independiente del proveedor.

Por supuesto, ninguna solución es perfecta. El OCR local tiene desventajas que hay que tener en cuenta. A continuación, veremos estas desventajas.

Desventajas del OCR local

Ninguna solución es perfecta ni se adapta a todos los escenarios. La solución de OCR local, al igual que la solución de OCR basada en la nube, tiene algunos inconvenientes.

Estos inconvenientes incluyen:

  • Instalación y mantenimiento del software
  • Gran inversión de capital
  • Mayor tiempo de implementación
  • Menor flexibilidad
  • Menor escalabilidad

Veamos uno por uno.

Instalación y mantenimiento del software

Se necesitan recursos técnicos para garantizar que la infraestructura del servidor es la adecuada para que el software pueda instalarse en las oficinas. Independientemente de si estos recursos técnicos proceden de fuentes internas o externas, los costos generales para la instalación se incrementarán.

Además de los costos asociados a la implementación del software, debes tener en cuenta que el mantenimiento del software también cuesta tiempo y dinero.

Las empresas que implementan el software OCR local son responsables del mantenimiento y el alojamiento de la solución. Por lo tanto, las organizaciones tendrían que dedicar o contratar a los trabajadores necesarios para el mantenimiento del software (administradores de sistemas).

Esta es una de las principales razones por las que las empresas más pequeñas con un presupuesto y recursos técnicos limitados se alejan de la opción de OCR local.

Gran inversión de capital

Al elegir una solución de OCR local, las organizaciones deben invertir una gran cantidad de dinero por adelantado. Este gasto depende del caso de uso, la escala del proyecto y el método de instalación.

Por lo tanto, puede que no sea la solución más adecuada para las empresas pequeñas con recursos limitados.

Además de la cuota de inscripción y los costos de instalación, las organizaciones deben recordar que el mantenimiento regular y los acuerdos de SLA se suman a los costos. Es esencial seguir ofreciendo mantenimiento y actualizando el software o el hardware para aumentar la seguridad de los datos.

A largo plazo, sigue siendo más barato asegurarse de que la seguridad de los datos esté conforme a las normas que, por ejemplo, pagar grandes sumas (a menudo millones) por una multa del GDPR.

Mayor tiempo de implementación

Uno de los principales inconvenientes del OCR local es el tiempo que puede pasar antes de que una empresa pueda implementar su solución de OCR. A menudo, el proveedor tarda mucho tiempo en completar las instalaciones en los servidores de los clientes. En comparación con el OCR en la nube, el OCR local tiene un tiempo de implementación más largo.

Algunas organizaciones pueden necesitar la incorporación y el entrenamiento necesarios para implementar la solución a la perfección, lo que requiere una cantidad de tiempo significante. Cuanto más grande es el proyecto, más tiempo se necesita.

El tiempo de lanzamiento al mercado es crucial en un entorno competitivo, ya que siempre hay una ventaja en ser el primer proveedor de soluciones. Si ese es el objetivo de tu organización, el OCR local no debería ser tu primera opción.

Menor flexibilidad

Aunque la implementación del software de OCR en tu infraestructura ofrece excelentes opciones de personalización (por ejemplo, configuraciones, mantenimiento, actualizaciones), puede que no ofrezca mayor flexibilidad.

En cambio, si algún día tu organización decide cambiar a otro proveedor que ofrezca más que el que tienes actualmente, puede que te resulte difícil cambiar.

No es tan conveniente cambiar de un proveedor a otro como lo sería con el OCR en la nube.

Menos escalable

El OCR local es, en general, más difícil de escalar. Para ello, habría que actualizar el hardware físico, ya que la potencia de cálculo y el almacenamiento de datos deben escalarse debido al aumento en el volumen de documentos.

Además, hay que comprar nuevos servidores y, posiblemente, un local o ubicación en el que alojar estos servidores. Todo esto puede aumentar rápidamente el costo.

Por lo tanto, recomendamos que te asegures de que el proveedor de OCR local puede ofrecer todo aquello relacionado con lo que quieras conseguir en el futuro.

En caso de que hayas decidido optar por una solución de OCR local, a continuación hemos hecho una lista de algunos proveedores locales.

De lo contrario, puedes avanzar a las ventajas y desventajas del OCR en la nube que se encuentran después de la lista de proveedores locales.

Proveedores de OCR local

Entendemos que tener muchas opciones disponibles puede ser abrumador. Para ayudarte a tomar una decisión, vamos a mencionar la siguiente lista de proveedores de OCR local:

  • Klippa – DocHorizon
  • Tesseract
  • Taggun
  • Abbyy – FineReader Engine

Veamos qué puede ofrecerte cada una de estas soluciones locales.

Klippa – DocHorizon

Klippa DocHorizon es un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) impulsado por la inteligencia artificial (IA). Es una solución integral capaz de automatizar la captura, la extracción, la clasificación, la verificación y la anonimización de datos, que puede implementarse de forma local.

Klippa DocHorizon Platform

Al igual que su versión en la nube, el OCR local de Klippa incluye funciones que pueden ayudarte a procesar documentos en PDF, JPG, PNG, TXT y convertirlos en datos estructurados (por ejemplo, JSON, XLSX, CSV o XML).

Actualmente, el OCR de Klippa es compatible con el procesamiento de documentos en todos los idiomas basados en alfabetos latinos, como el inglés, el alemán, el español, el holandés, el francés, el italiano, el sueco, el danés y el finlandés, entre otros.

Con la ayuda de la IA, las soluciones OCR de Klippa pueden aumentar la precisión y la capacidad de cobertura de los documentos a lo largo del tiempo, a la vez que automatizan el procesamiento de los mismos.

Klippa DocHorizon local es adecuado para casos de uso complejos y de gran volumen. Incluso cuando tu organización no tiene un alto nivel de experiencia técnica o recursos. El conocimiento y la experiencia interna de Klippa puede ofrecer soluciones personalizadas basadas en tus necesidades.

Tesseract

Tesseract es un motor de OCR de código abierto, considerado uno de los más fiables y disponible de forma gratuita. Fue desarrollado inicialmente por Hewlett-Packard y está patrocinado por Google desde el 2016.

Tesseract comprende actualmente hasta 116 idiomas. Si bien es gratuito, requiere una Interfaz Gráfica de Usuario (GUI) adicional ya que no viene con una. Crear una buena GUI requiere mucho tiempo, esfuerzo y recursos. Esto se aplica a todos los programas de OCR de código abierto.

GUI Process

Antes de empezar a programar una aplicación web o móvil, o de añadir funciones de OCR a tu sistema, tienes que pensar en el diseño de la interfaz de usuario (UI).

Para ello, sería necesario contratar a diseñadores de UI y dedicar el tiempo de los desarrolladores.

Es importante considerar cuánto tiempo y cuántos recursos quieres dedicar a la creación de una GUI propia. Implementar un OCR de código abierto como Tesseract viene con ese tipo de limitaciones.

Taggun

Taggun es un proveedor de OCR fundado en el 2017. La empresa tiene su sede central en Nueva Zelanda. Al igual que Klippa, Taggun puede desplegar su OCR en la nube de forma local a pedido de los clientes con una licencia empresarial.

El OCR de Taggun está construido para procesar recibos y facturas en formatos JPG, PNG, GIF y PDF. Actualmente, la precisión de extracción de datos que puede garantizar es del 82,26% en menos de 5 segundos.

Los campos que puede extraer incluyen:

  • Importe total
  • Importe de los impuestos
  • Fecha
  • Número de referencia
  • Número de factura

Si estás buscando procesar recibos y facturas, Taggun puede ser la solución. Sin embargo, hay que asumir un compromiso de 2 años al elegir la licencia para empresas.

También vale la pena considerar si en el futuro necesitarás OCR para otros tipos de documentos además de recibos y facturas.

Abbyy – FineReader Engine

Abbyy FineReader Engine se centra en convertir documentos e imágenes escaneadas en documentos PDF, Word o Excel con capacidad de búsqueda gracias al kit de desarrollo de software (SDK) de OCR. Ayuda a las organizaciones a acceder y extraer datos de fotos, capturas de pantalla e incluso textos escritos a mano.

FineReader Engine puede categorizar automáticamente los documentos en diferentes clases con sus algoritmos avanzados, similares a los de Klippa. También puede utilizarse para detectar diferencias de contenido entre dos versiones del mismo documento, lo que puede ayudar a detectar documentos duplicados.

FineReader Engine de Abbyy puede exportar datos en formatos que incluyen:

  • TXT
  • RTF
  • DOCX
  • XLS
  • PPTX
  • PDF
  • CSV

Aunque puede proporcionar una gran solución de OCR con funciones avanzadas, existen algunas limitaciones. Como FineReader Engine es un SDK, requeriría recursos y mantenimiento por parte de tu organización para integrarlo en tu sistema o aplicación.

Esto puede llevar mucho tiempo, incluso con la documentación adecuada.

Además, no cuenta con la opción de exportar datos en formato JSON, el cual es más rápido de analizar debido a su pequeño tamaño de archivo.

Puede ser una gran solución, pero tendrías que dedicarle una cantidad importante de recursos, como horas de trabajo de los desarrolladores, para integrarlo en tu infraestructura.

Con la lista de proveedores locales ya cubierta, echemos un vistazo al OCR basado en la nube.

¿Qué es el OCR en la nube?

El OCR basado en la nube o el OCR de software como servicio (SaaS) se aloja en el servidor del proveedor. Los clientes de dicho proveedor pueden acceder a la solución a través de un navegador web o una API de OCR.

Con un servidor de OCR basado en la nube, se utiliza tecnología virtual para alojar las aplicaciones de la empresa fuera de las instalaciones. Por lo tanto, la solución libera a las empresas de las tareas de mantenimiento, ya que el proveedor tiene todas las responsabilidades.

Entonces, ¿cómo se benefician las empresas de esta solución? Veamos las ventajas a continuación.

Las ventajas del OCR en la nube

Las soluciones en la nube, en general, son muy atractivas para la mayoría de las organizaciones, ya que no están limitadas a las capacidades de su hardware actual. Lo mismo ocurre con el software de OCR en la nube.

Hay varias ventajas del OCR en la nube que pueden ayudarte a avanzar en tu decisión. Estos beneficios incluyen

  • Escalabilidad
  • No requiere mantenimiento
  • Costos transparentes
  • Tiempo de implementación rápido

Escalabilidad

Una de las principales ventajas de una solución de OCR basada en la nube es la escalabilidad que le ofrece a las empresas. Esto significa que se puede ampliar o reducir la escala en función de los siguientes factores:

  • Uso general
  • Las necesidades de los usuarios
  • El crecimiento de la empresa
  • Eventos
  • Proyectos

Imaginemos por un momento que tienes una empresa en expansión que necesita una solución de OCR. Estás entrando en una fase de crecimiento de tu negocio de un 100%, y necesitas un proveedor de OCR que pueda satisfacer tus crecientes necesidades. Pero aún no tienes los recursos para invertir una gran parte de tu capital en una solución de OCR.

Aquí es donde entran en juego los proveedores de OCR basados en la nube. Pueden satisfacer tu necesidad de escalar ya que tu hardware o software no los limita.

En general, no importa cuál sea tu caso de uso o el tamaño de tu empresa. El OCR en la nube puede crecer junto con tu negocio.

No requiere mantenimiento

Como el proveedor aloja el software de OCR, estás libre de inconvenientes de mantenimiento. El proveedor se encarga regularmente de actualizar y garantizar la compatibilidad y seguridad del software.

Con la solución en la nube, no es necesario tener un gran equipo informático ni tener la carga de pagar por los costos de mantenimiento.

Esta es una de las razones por las que el software de OCR en la nube es muy recomendable para las empresas más pequeñas.

Costos transparentes

Como hemos mencionado anteriormente, no es necesario invertir una gran cantidad de dinero en una solución basada en la nube. En su lugar, las empresas pueden pagar una cuota mensual o anual para cubrir las licencias de software, las actualizaciones, el soporte y los respaldos de seguridad diarios.

No hay costos ocultos. La transparencia del OCR basado en la nube en cuanto a precios proporciona una distribución más eficiente del presupuesto.

En general, los proveedores de OCR utilizan tres modelos de precios diferentes para sus soluciones en la nube:

  • Suscripción – Una cuota recurrente basada en el contrato (mensual o anual)
  • Uso – Una cuota que depende de los recursos utilizados dentro de un periodo de tiempo determinado (a menudo mensual)
  • Una combinación de los dos anteriores – Una cuota recurrente y una cuota basada en el número de créditos/tokens utilizados dentro de un periodo determinado

Tiempo de implementación rápido

Otra de las ventajas principales del software de OCR basado en la nube es el tiempo de implementación rápido. Esto le permite a las empresas implementar la solución en cuestión de horas o días. Elimina la necesidad de instalar el software de OCR localmente en un servidor o servidores físicos dentro de tu empresa.

De este modo, al tener una disposición instantánea, los usuarios pueden utilizar la aplicación de inmediato. Esta es otra razón por la que las empresas con menos recursos técnicos prefieren una solución de OCR en la nube en lugar de una local.

Pero no nos dejemos llevar todavía. También hay que tener en cuenta algunas desventajas. A continuación, vamos a verlas.

Desventajas del OCR en la nube

Como en toda solución, el OCR basado en la nube también tiene algunas desventajas, que incluyen:

  • Menor capacidad de personalización
  • Dependencia de los proveedores
  • Menos control sobre la seguridad y la privacidad de los datos

Una vez más, vamos a analizarlos uno por uno.

Menor capacidad de personalización

Las soluciones en la nube suelen ser menos personalizables, ya que el proveedor las configura. Algunas soluciones de OCR en la nube no pueden adaptarse a desarrollos o modificaciones complejas.

Esto puede ser una desventaja para algunas organizaciones. Sin embargo, todo se reduce a cómo se aloja el software de OCR en la nube y a los casos de uso. Algunos proveedores permiten las personalizaciones y te proporcionan la ayuda que puedas necesitar con cargos adicionales.

Dependencia de los proveedores

El OCR basado en la nube depende del proveedor para seguir siendo operativo. Si hay algún problema con el proveedor de Internet en el lado del vendedor, puede obstaculizar el rendimiento del software de OCR.

Si tu empresa promete ofrecer un producto completo con un tiempo de disponibilidad cercano al 100% para tus clientes, esto puede convertirse en un problema.

Otras cuestiones de las que depende tu organización son las medidas de seguridad del proveedor y los métodos de procesamiento de datos. Por lo tanto, es necesario asegurar que el procesamiento de datos es seguro, transparente y conforme a la normativa sobre privacidad de datos.

Menos control sobre la seguridad y la privacidad de los datos

Para muchas organizaciones de sectores restringidos, las principales preocupaciones de una solución en la nube son la seguridad y la privacidad de los datos.

Como se ha mencionado anteriormente, con las soluciones en la nube, tus documentos y datos son procesados por el proveedor. Mientras los datos están en tránsito desde tus servidores a los servidores externos, tendrás menos control sobre la seguridad y la privacidad de los datos.

Debido a las estrictas regulaciones sobre la privacidad de los datos, las empresas más grandes quieren tener un control total sobre los datos y las medidas de seguridad. Por ello, estas empresas prefieren alojar la solución de forma local.

Por lo tanto, es crucial leer las normas de privacidad y seguridad de los datos para garantizar que estén en línea con tus necesidades y requisitos.

Hemos analizado las ventajas y desventajas de las soluciones de OCR local y del OCR en la nube. Pero, ¿cómo puedes elegir cuál usar? Para ayudarte, hemos elaborado una tabla comparativa en la siguiente sección.

OCR local vs. OCR en la nube

Tanto las soluciones de OCR locales como las de la nube tienen ventajas y desventajas. Para destacar las principales diferencias entre ambas opciones, hemos creado una tabla comparativa.

Pros & Cons Table

Conclusión final

Tomar una decisión no es fácil, ya que no hay respuestas correctas ni incorrectas cuando se trata del software de OCR local o en la nube. Cada empresa es diferente y tiene sus propias prioridades que a menudo influyen en la elección final de la implementación.

Sin embargo, según nuestra experiencia en Klippa, todo se reduce a los siguientes elementos:

  • Costos – ¿Buscas una solución que requiere una gran inversión de dinero o cuotas mensuales/anuales recurrentes?
  • Escalabilidad – ¿Buscas una solución que te permita aumentar o disminuir la escala en función de tu situación?
  • Recursos técnicos – ¿Dispones de los recursos adecuados para instalar, mantener y actualizar el software de OCR local?
  • Control de datos – ¿Quieres tener el control absoluto de tus datos y garantizar el cumplimiento del GDPR?
  • Seguridad – ¿Dispones de mejores medidas para salvaguardar tus datos en comparación al proveedor?

Estas son las preguntas que debes tener en cuenta a la hora de evaluar tus opciones.

Tanto si buscas soluciones de OCR locales como en la nube, en Klippa estamos contentos de ayudarte a comenzar.

Por qué Klippa puede ser la solución adecuada para ti

Encontrar una posición competitiva se ha vuelto más importante que nunca debido a las crecientes demandas de los consumidores. Esta es una de las razones por las que las organizaciones se proponen integrar el software de OCR en su infraestructura o flujos de trabajo para aumentar la eficacia de los procesos empresariales.

Podemos ayudarte a conseguir esa ventaja competitiva con nuestras soluciones de OCR. Las soluciones locales y en la nube de Klippa te permiten reducir los costos administrativos, ahorrar tiempo, prevenir el fraude y salvaguardar tus datos.

Nuestro software de OCR basado en IA es capaz de automatizar cualquier proceso relacionado a los documentos, desde la extracción de datos hasta el enmascaramiento de los mismos. Sea cual sea tu caso de uso, nos esforzaremos por encontrar una solución personalizada que se adapte a tus necesidades. Podemos implementarla de la forma que necesites: fuera o dentro de tus instalaciones.

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