Según el Pew Research Center, se calcula que 7,6 millones de personas indocumentadas (o no autorizadas) trabajaban en Estados Unidos tan solo en el año 2017. Esto puede suponer una grave amenaza y riesgo para las empresas y sus empleados, ya que se aplican fuertes sanciones y multas cuando se descubren actividades ilegales.
Para evitar que contrates a empleados no autorizados, los gobiernos han introducido e implementado documentos en el proceso de contratación que establecen el derecho a trabajar de cada individuo.
Con el creciente número de trabajadores a nivel mundial, estas verificaciones del derecho de trabajo se han vuelto más difíciles y dan lugar a un gran número de documentos que deben controlarse y verificarse.
Además, debido a la complejidad de los documentos y a un sistema de incorporación a distancia, las empresas han experimentado un aumento del fraude documental y de identidad. Pero, ¿cómo puede ser este proceso más seguro, fiable y eficaz?
En los últimos años, los proveedores de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) han trabajado en soluciones para superar estos retos. Ahora les ofrecen a las empresas un software capaz de extraer y procesar automáticamente la información de los documentos con precisión.
Además, es posible detectar con seguridad el fraude de documentos y de identidad e identificar las identidades con diversos métodos para mejorar la seguridad.
En este blog, examinaremos primero qué significa acreditar el derecho al trabajo. A continuación, aclararemos cómo se realizan las verificaciones del derecho al trabajo y cómo automatizar estas verificaciones pueden hacer que el proceso sea más seguro.
Determinar el derecho de trabajo: ¿qué significa?
Las empresas que desean contratar a trabajadores deben verificar el derecho al trabajo de cada uno de los candidatos. Esta es la responsabilidad del empleador y protege a la empresa de las multas que podría imponer el gobierno.
En general, hay varios documentos que sirven como justificantes del derecho al trabajo. El candidato debe presentarlos al empresario al inicio del proceso de contratación. La cantidad de documentos necesarios varía para cada candidato, ya que la nacionalidad, los requisitos de la visa y el país de origen influyen en todo el proceso.
El siguiente gráfico muestra algunos ejemplos de documentos que sirven como justificantes del derecho al trabajo.
Con esta información en mente, queremos explicar por qué las empresas deben siempre verificar el derecho al trabajo antes de contratar a alguien.
¿Por qué las empresas verifican el derecho al trabajo?
Con la globalización y el aumento de trabajadores de todas partes del mundo, es vital que todas las empresas realicen una verificación del derecho al trabajo como parte del proceso de selección de personal. Las razones por las que es tan vital que las empresas hagan esto son:
- Proteger a una empresa de posibles consecuencias legales, como multas o encarcelamiento, si se descubre que los empleados no cumplen los requisitos para trabajar.
- Garantizar la integridad y honestidad de los candidatos y los empleados → Ser honestos sobre el visado y los derechos al trabajo demuestra la honestidad y la integridad de los candidatos y los empleados
- Obligación legal → Si no se verifica el derecho al trabajo antes de dar empleo, las empresas pueden ser multadas con grandes sumas de dinero
Echemos un vistazo a tres países de ejemplo para ilustrar qué documentos son necesarios para realizar una verificación del derecho al trabajo y, por tanto, proteger a una empresa de posibles implicaciones legales.
¿Qué documentos se necesitan?
Hay varios documentos que justifican el derecho al trabajo de un candidato. Los documentos necesarios varían mucho de un país a otro. A continuación vamos a hablar de tres países y de los documentos que se necesitan:
- Países Bajos
- Estados Unidos
- Reino Unido
Nota: Para garantizar la legibilidad de este blog, hemos decidido centrarnos en sólo tres países. Cubrir los requisitos específicos de cada país no sería factible. Por favor, verifica por ti mismo qué normas y documentos se aplican a tu país específico.
Países Bajos
Si un candidato quiere trabajar en los Países Bajos, hay que reunir varios documentos para demostrar el derecho al trabajo.
Un ciudadano de los Países Bajos recibe un Número de Servicio al Ciudadano (BSN) cuando nace y se registra en la municipalidad local. Cualquier otra persona que se traslade a los Países Bajos obtiene este número al registrarse en la municipalidad. El BSN sirve para varias cosas, entre ellas para tramitar un contrato de trabajo.
Además, si un candidato quiere trabajar en los Países Bajos, tiene que presentar los documentos de residencia o permisos de trabajo adecuados. Esto es especialmente importante para las personas que proceden de fuera de la UE y Suiza.
Además, hay que presentar un pasaporte válido u otro documento de identidad, así como un certificado de antecedentes penales. Además (si el candidato es de fuera de la UE), para demostrar el derecho a trabajar se necesita un contrato de trabajo con un empleador que esté registrado como patrocinador por el Servicio de Inmigración y Naturalización de los Países Bajos (IND).
Estados Unidos
En general, para demostrar el derecho al trabajo en los Estados Unidos, el candidato debe presentar un pasaporte estadounidense que no haya caducado o una tarjeta de residencia permanente. Si no es posible, el candidato debe presentar un pasaporte extranjero vigente que contenga un sello I-551 provisional.
Además, Estados Unidos cuenta con los llamados “estados del derecho al trabajo”, que han aplicado la ley del derecho al trabajo. Sin embargo, en EE.UU. el término derecho de trabajo (ley) se refiere a la contribución financiera a los sindicatos y protege a los trabajadores de una afiliación sindical obligatoria. No se refiere al derecho real al trabajo.
Reino Unido
Obviamente, cuando se busca empleo en el Reino Unido, también aquí se requiere un pasaporte u otra forma de identificación. Es importante mencionar que si el titular del pasaporte no es británico o nacional de un país del Espacio Económico Europeo (EEA) o de Suiza, el pasaporte debe cumplir determinados requisitos.
El pasaporte debe estar validado y demostrar que el titular está autorizado a permanecer en el Reino Unido o está autorizado a trabajar por el momento. Además de eso, y dependiendo de la situación del candidato, otros documentos que deben aportarse pueden ser:
- Tarjeta de residente permanente
- Documento nacional de identidad
- Certificado de registro
- Documento biométrico de inmigración
- Documento de estatus migratorio
- Certificado de nacimiento o de adopción
- Certificado o registro de naturalización
- Tarjeta de residencia
El gobierno del Reino Unido ofrece información adicional al respecto, que ayuda a aclarar los requisitos.
Como ya hemos mencionado brevemente las diferencias en el significado del término “derecho al trabajo”, nos gustaría echar un vistazo más de cerca a los Estados Unidos y al Reino Unido e identificar de dónde vienen estas diferencias.
Derecho al trabajo – Diferencia entre los Estados Unidos y el Reino Unido
La ley del derecho al trabajo, vigente hoy en Estados Unidos, tiene su origen en el año 1947. Esta ley está principalmente establecida para que los empleados obtengan los beneficios de los contratos sindicales sin tener que pagar cuotas a un sindicato.
Además, protege a los trabajadores de los empresarios que quieren obligar a sus empleados a afiliarse a un sindicato. Con la ley del derecho al trabajo establecida, los empresarios ya no pueden exigir la afiliación sindical como requisito para el empleo. Esto le permite a los empleados la libertad de elegir voluntariamente su afiliación.
Como puedes ver, la ley del derecho al trabajo en los Estados Unidos tiene muy poco que ver con el derecho real al trabajo.
Esta es una diferencia significativa con la verificación del derecho al trabajo en el Reino Unido. En el Reino Unido existe la norma de que todo el mundo, británico o internacional, tiene que demostrar su derecho a trabajar antes de ser contratado. Por tanto, hay que realizar controles previos a la contratación.
En los últimos años, ante la pandemia de Covid-19 y el creciente número de trabajadores internacionales en el Reino Unido, este proceso previo a la contratación se enfrentó a retos importantes. Esto obligó al gobierno británico a implementar un sistema que comprueba el derecho al trabajo de cada individuo por internet.
Veamos más de cerca cómo se realiza la verificación del derecho al trabajo en el Reino Unido.
¿Cómo se realiza la verificación del derecho al trabajo en el Reino Unido?
Para llevar a cabo la verificación del derecho al trabajo, se pueden seguir dos métodos diferentes:
- Verificación manual del derecho al trabajo
- Verificación digital/en línea del derecho al trabajo
Verificación manual del derecho al trabajo
La verificación manual de documentos se refiere a una reunión presencial en la que se obtiene una copia física del documento de derecho al trabajo. Es responsabilidad del empleador revisar e identificar los documentos fraudulentos durante la reunión.
Si todos los documentos están en regla, el empleador debe copiar cada uno de ellos, asegurándose de que toda la información necesaria sea claramente visible en la copia. Estas copias deben ser guardadas durante toda la duración del contrato de trabajo, y dos años más después de que el empleado haya dejado la empresa.
Verificación digital/en línea del derecho al trabajo
Acelerado por la pandemia de Covid-19, el gobierno del Reino Unido ha introducido cambios en las orientaciones sobre las verificaciones del derecho al trabajo. Estos cambios permiten que los empresarios realicen las verificaciones previas a la contratación de forma digital.
Para llevar a cabo el proceso de contratación, la persona que busca empleo tiene que solicitar al “Ministerio del Interior” británico un “código de acción” de 9 caracteres. En el mismo portal, el empleador puede introducir este código junto con la fecha de nacimiento de la persona, obteniendo así acceso a sus datos en la sección de emigrantes.
Se programa una reunión en línea, en la que el empresario debe descargar los documentos requeridos. Estos deben ser revisados y verificados. Una vez más, es responsabilidad del empleador detectar posibles documentos fraudulentos.
Por desgracia, las verificaciones en línea del derecho al trabajo han dado lugar a varios casos de fraude de identidad y de documentos. A menudo, es increíblemente difícil detectar documentos fraudulentos a simple vista. Por eso, cada vez más empresas deciden utilizar la tecnología para automatizar la detección del fraude.
Analicemos la tecnología que puede automatizar las verificaciones del derecho al trabajo.
Tecnología que automatiza las verificaciones del derecho al trabajo
Con la ayuda de la tecnología, las verificaciones del derecho al trabajo pueden automatizarse. El proceso se vuelve fiable, rápido y preciso. Además, los documentos fraudulentos pueden detectarse automáticamente, lo que convierte las verificaciones del derecho al trabajo un proceso más seguro.
Veamos más de cerca la extracción automática de datos y la detección automática de fraudes.
Extracción automatizada de datos
La incorporación de nuevos empleados siempre genera un gran volumen de documentos. Mientras que la extracción manual de datos de documentos de identidad, contratos y de visas es propensa a errores y requiere mucho tiempo, IDP puede automatizar la extracción de datos.
De este modo, se ahorra tiempo, se reducen al mínimo los errores y se reducen los costos. Esto es especialmente importante a la hora de incorporar a nuevos empleados, ya que hay que garantizar que sólo se guardan los datos correctos. El software IDP es capaz de reconocer automáticamente el tipo de documento y, a continuación, extrae, convierte y verifica de forma fiable la información necesaria en un par de segundos.
Además, permite detectar fraudes y duplicados. Veámoslo con más detalle a continuación.
Detección de fraude automático
Con una solución de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), las verificaciones del derecho al trabajo pueden reforzarse. Con la ayuda de la Inteligencia Artificial (IA) y el Machine Learning, con el tiempo las soluciones IDP pueden volverse más sofisticadas a la hora de detectar fraudes.
Esto también es muy necesario, ya que los estafadores son cada vez mejores manipulando documentos e información. Los estafadores utilizan el procesamiento gráfico y la ingeniería de deep fake, lo que hace que la detección de documentos fraudulentos a simple vista sea imposible.
Los proveedores de IDP utilizan un proceso automatizado que escanea los distintos elementos y campos de datos de un documento. Durante ese proceso, y con la ayuda de la detección de Photoshop y el análisis EXIF, se puede detectar el fraude de forma segura.
Por desgracia, manipular un documento con Photoshop es bastante fácil. Eliminar o añadir texto que manipule el estado del derecho al trabajo puede tener consecuencias terribles para el empleador. Mientras que un humano no sería capaz de detectar la manipulación, un software puede descubrir rápidamente el documento fraudulento con la detección de Photoshop.
Además, el software IDP puede realizar un análisis EXIF. Como en la imagen de siguiente ejemplo, se leen los metadatos de un documento. Puedes ver que en el campo del software se menciona Adobe Photoshop, lo que es un claro indicio de que el documento está manipulado.
Todas estas verificaciones automatizadas pueden realizarse en cuestión de segundos. Mientras conoces a un candidato en la reunión de selección, el software revisa y verifica de forma fiable los documentos presentados. A continuación, puedes tomar una decisión informada sobre si contratar a la persona o no.
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