Entrada de datos: cómo ahorrar tiempo con OCR

Entrada de datos: cómo ahorrar tiempo con OCR

Observar lo que hay en el mercado, investigar lo que es significativo para tu empresa, contactar con diferentes proveedores, solicitar un presupuesto para llegar, finalmente, al acuerdo. Realizar el pedido al proveedor, recibir la mercancía, almacenarla y, finalmente, ponerla a disposición del cliente. Esto es un proceso lento que lleva tiempo. Cierto es que cuando conoces a tu proveedor, el proceso se agiliza. Aún así, el contacto desde el proveedor hasta el cliente sigue siendo un proceso largo. Dirigir un negocio requiere mucho tiempo, y es por eso que uno debe sentir pasión por él.

Esto es comprensible, pero hay otras tareas que llevan mucho tiempo cuando no deberían hacerlo. Estamos refiriéndonos a los procesos financieros. Hace unos años se podía ver el departamento de contabilidad y finanzas lleno de documentos: facturas por aquí, recibos por allá. Y eso por sí solo requería tiempo en la organización de todo el papeleo, para asegurarse de que nada se perdiese. Por otro lado, la introducción manual de datos por parte de los trabajadores requería aún más tiempo. Estamos hablando de hace ya varios años, pero no es algo que ha quedado en el pasado. Todavía hay empresas que no han modernizado sus sistemas y siguen perdiendo tiempo en tareas que se podrían hacer en cuestión de segundos. 

Por qué el ahorro de tiempo es importante para tu negocio

Si estás pensando que dedicar tiempo a la introducción manual de datos no es tan malo, te estás dejando algunos puntos claves de lo que conlleva dirigir un negocio. Es cierto que algunos trabajadores tienen como única tarea procesar gastos y facturas, y pueden hacerlo, ojalá sin cometer errores. Sin embargo, ¿cuántos documentos procesan al día? Muchos menos de los que podrían procesar con la ayuda de un software que lo hace automáticamente. El tiempo que ahorrarían en el procesamiento de un documento se podría dedicar al procesamiento de dos, tres o incluso más documentos. Esto significa eficiencia de tiempo, lo que conduce a una mayor satisfacción de los proveedores y clientes. Y de los trabajadores, por supuesto.

No se trata sólo de cuántas facturas se pueden procesar en un día. Ahorrar tiempo en esta determinada tarea puede permitir a los trabajadores diversificar su tiempo en otras que son tan relevantes como el procesamiento de estos documentos. Mantener la contabilidad al día es crucial para las empresas, pero también lo es asegurarse que trabajen en el crecimiento de la empresa. 

Para centrarse en estas tareas relevantes, una buena gestión del tiempo es clave. Cualquier empresario buscará la mejor manera de evitar que los trabajadores pierdan tiempo. Como hemos comentado anteriormente, el ahorro de tiempo en el procesamiento de documentos es una forma de aumentar la productividad. Una mayor productividad se traduce en mejores resultados. Y esto, al fin y al cabo, es lo que necesita un negocio: buenos resultados para que éste llegue a la cima.

Cómo sacar el máximo partido de tu tiempo

Hemos dado una explicación clara de por qué es importante ahorrar tiempo en el procesamiento de documentos. Pero no lo dejamos ahí, sino que te explicamos cómo puedes conseguirlo fácilmente: OCR. El Reconocimiento Óptico de Caracteres es una tecnología que, como su nombre indica, reconoce automáticamente el texto contenido en un documento. ¡El trabajador procesará una factura o recibo en unos pocos segundos! Todos los datos relevantes, que antes se introducían de forma manual, se extraen automáticamente gracias al OCR. 

Pero tampoco lo dejamos aquí, sino que te explicamos dónde puedes encontrar esta solución. Hoy en día, la digitalización y la automatización están adquiriendo cada vez más importancia, por lo que el mercado está ofreciendo estas soluciones. En Klippa nos dimos cuenta de esto hace ya 5 años. Hemos estado en el mercado durante suficiente tiempo como para convertirnos en expertos en el reconocimiento de todos los datos que necesitas extraer de tus documentos. No sólo nuestro motor OCR es valioso, sino también nuestras soluciones de Gestión de Gastos y Procesamiento de Facturas para procesar y contabilizar fácilmente sus gastos y costos. 

Nos encanta mostrar cómo funciona el OCR en la práctica porque creemos que es la mejor manera de que veas si ésta es una solución que se adapta a tu situación. Uno de nuestros expertos te mostrará cómo funciona en una demostración online gratuita, donde responderemos a cualquier pregunta que puedas tener y encontraremos la solución a medida que se ajuste a tu caso particular. Puedes ponerte en contacto con nosotros en support@klippa.com o llamando al +34 932 710 466.


Image Map WordPress builder