No cabe duda de que la gestión de documentos ha transformado la forma en que las empresas manejan su información. Sin embargo, una simple gestión de documentos ya no es suficiente ni eficiente para muchas organizaciones. Los enormes volúmenes de datos con los que se puede tratar a diario exigen una solución que permita la automatización.
Las empresas están descubriendo que incluso los documentos bien gestionados pueden resultar abrumadores a la hora de extraer puntos de datos importantes. Leer o clasificar manualmente montones de textos lleva mucho tiempo, es propenso a errores y a menudo hace que se pase por alto información crítica.
Por eso el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es una tecnología revolucionaria que lleva la gestión de documentos a un nivel completamente nuevo. Convierte a la perfección texto impreso o manuscrito a datos digitales y transforma documentos estáticos en activos dinámicos, con capacidad de búsqueda y análisis.
En este blog, te ayudaremos a comprender la sinergia entre la gestión de documentos y el OCR, y cómo puede mejorar tu sistema de gestión de documentos. ¡Comencemos!
¿Qué es el OCR?
La tecnología OCR ayuda a los usuarios a extraer información de textos e imágenes de documentos escaneados, convirtiéndola en un formato que pueda ser leído por una computadora.
Esta tecnología resulta ventajosa para cualquier empresa, ya que permite seguir procesando los datos extraídos para una multitu de casos de uso. Por ejemplo, el OCR se puede encontrar en la contabilidad, la gestión de gastos, la verificación de identidad, el escaneado de facturas e incluso en campañas de fidelización.
El OCR también desempeña un papel importante en la mejora de tu sistema de gestión de documentos. Con sus capacidades de última generación, esta tecnología está preparada para mejorar los procesos de digitalización y almacenamiento, permitiéndote sacar el máximo partido a la gestión de documentos sin mucho esfuerzo. Veamos mejor cómo el OCR puede mejorar tu sistema de gestión de documentos.
OCR y Gestión de Documentos
¿Cómo es la sinergia entre el OCR y la gestión de documentos? Normalmente, los sistemas de gestión de documentos utilizan el OCR para diversos fines, por ejemplo, para extraer campos de datos importantes de diversos tipos de documentos, lo que facilita a las empresas la digitalización de la información a formatos estructurados.
Con sus funciones, el OCR sustituye los esfuerzos manuales de los empleados, con lo que se consigue:
- Prácticas que ahorran costos: Como ahora los documentos se digitalizan y se comparten en línea, tu empresa ya no necesita gastar capital en recursos materiales. El papel o la tinta, por ejemplo, antes considerados gastos recurrentes en muchas oficinas, ya no son un problema.
- Libertad de personalización: Después de digitalizar el documento, ahora disfrutas de la libertad de seguir copiando, pegando, recortando o editando los documentos como desees.
- Reducción del trabajo manual: Tus empleados no tienen que pasar incontables horas reescribiendo y editando documentos o extrayendo datos manualmente de ellos. Su tiempo (y el tuyo también) puede dedicarse a tareas más valiosas, aumentando la eficiencia en el lugar de trabajo.
- Mayor facilidad de uso de los documentos: Normalmente, la información empresarial importante se queda atascada en documentos con un formato incompatible con tu sistema. El OCR ayuda a convertir estos documentos a múltiples formatos, como JSON, TXT, XML o CSV, facilitando la búsqueda y la localización del archivo deseado sin esfuerzo.
- Detección de fraudes: Puedes proteger a tu empresa del fraude documental empleando el OCR. Mediante el análisis de imágenes y EXIF, el OCR es capaz de detectar a tiempo cualquier indicio de fraude y mantenerlo a raya, ahorrándole a tu empresa grandes cantidades de dinero.
Las soluciones de OCR pueden aportar una valiosa contribución a cualquier sistema de gestión de documentos. Pero antes de lanzarte al proceso de implementación, es importante que sepas cómo elegir el proveedor de OCR adecuado. En la siguiente sección, veremos qué características debes buscar en el software de OCR antes de comprometerte con una solución definitiva.
Cómo Encontrar el Mejor OCR para Software de Gestión de Documentos
En la actualidad, el mercado está repleto de soluciones de OCR. Sin embargo, hay características específicas que separan una buena solución de OCR de una excelente. Para que tengas una mejor idea de cómo debe ser un buen software de OCR, vamos a hablar de las características que debes tener en cuenta:
- Alta precisión de extracción: Las soluciones de OCR deben beneficiarse de amplios algoritmos de IA que maximicen la precisión de la extracción de datos. Además, también deben aprovechar la optimización continua, para que el motor mejore constantemente su nivel de precisión.
- Procesamiento por lotes: Un software de OCR debe ser capaz de procesar documentos por lotes, ya que mejora la velocidad y la eficiencia de los flujos de trabajo internos. Los proveedores de software que ofrecen este atributo pueden beneficiarse enormemente de ello, ya que les asegura una asociación duradera con empresas que requieren esta función a diario.
- Alta velocidad de procesamiento: si tienes un gran número de documentos que procesar, convertir o campos de datos que extraer, debes elegir un motor de OCR que admita un procesamiento de alta velocidad, que te ofrezca los resultados deseados en cuestión de segundos.
- Variedad de formatos de salida: Una gran variedad de formatos de salida compatibles con el software de OCR hace que la conversión de documentos sea mucho más eficiente. Tener la opción de elegir entre varios formatos puede ayudarte a procesar documentos de forma más sencilla.
- Múltiples opciones de integración: Una solución de OCR de buen rendimiento es capaz de integrarse en múltiples sistemas, a través de API o SDK. Con la API, puedes integrar el OCR en cualquier software de gestión de documentos añadiendo valiosas funciones de extracción de datos. Con el SDK, puedes potenciar tus soluciones de aplicaciones móviles con el escaneado de documentos que proporciona los resultados de captura de datos más óptimos para el motor de OCR.
Hay muchas opciones viables entre las que elegir, pero aunque incluyan una característica importante, podrían carecer de otra. Por suerte, con Klippa DocHorizon no es así, ya que se trata de una solución de automatización de la gestión de documentos muy completa. Descubramos cómo nuestra solución puede ayudar a que tu sistema de gestión de documentos funcione de forma eficiente y destaque entre la competencia.
Mejora tus Sistemas de Gestión de Documentos con el OCR de Klippa
Klippa Dochorizon es un software de OCR potenciado por IA, capaz de optimizar y mejorar cualquier sistema de gestión documental. Nuestra solución permite conseguir una serie de características que facilitan la gestión de documentos:
- Precisión documental de hasta el 99% gracias a la captura de datos inteligente
- Conversión de documentos facilitada a múltiples formatos, ya sea JSON, XML o CSV
- Anonimización de documentos que garantiza el cumplimiento de las regulaciones de privacidad de datos como GDPR
- Clasificación y categorización adicional de documentos para mejorar la eficiencia del sistema de gestión de documentos
- Verificación automatizada de documentos con cada tarea de procesamiento para evitar el fraude documental
- Integración perfecta en el software existente a través de API y SDK
Aquí en Klippa, ofrecemos tanto documentación API, como documentación SDK, haciendo que tus procesos de implementación sean lo más fluidos posible. Puede ser tan sencillo como enviar tus archivos a nuestra API a través de móvil, aplicación web, FTP o correo electrónico y obtendrás los resultados de la API en el formato de datos que elijas.
No hay necesidad de hacer compromisos cuando se trata del bienestar de tu negocio. Actualiza tus sistemas de documentos con Klippa ahora mismo. Da el primer paso reservando una demostración más abajo o ponte en contacto con nuestros expertos para obtener más información.