El aumento de los pedidos en línea afecta a muchos de los participantes en la larga cadena logística de la entrega de paquetes. Uno de estos participantes son los administradores de los complejos residenciales de acceso privado. Quienes tienen que lidiar con una cantidad abrumadora de paquetes cada día.
Imagina cuánto tiempo tiene que dedicar un administrador de este tipo de residencias a la gestión de paquetes. En una encuesta realizada por el National Multifamily Housing Council, el 68% de los administradores de los complejos residenciales afirman que dedican entre 1 y 4 horas semanales sólo a esta tarea.
Pero éste no es el único reto. La gran cantidad de paquetes hace que sea difícil mantener una idea general de las entregas, lo que puede llevar rápidamente a robos o pérdidas de paquetes.
Por suerte, las soluciones de administración de paquetes en forma de software están en aumento para ayudar a los administradores de las residencias y a hacer que su trabajo sea más eficiente.
Con esta información en la mente, queremos retroceder y ver rápidamente cuáles son los retos que han causado el aumento de la solución mencionada. Y luego, hablaremos de cómo el software de administración de paquetes puede seguir mejorando.
Empecemos.
Retos en la entrega de paquetes en complejos residenciales de acceso privado
Aunque los complejos residenciales de acceso privado ofrecen tranquilidad y seguridad a los residentes, también pueden plantear algunos retos. Además de los retos como la organización de servicios o el estacionamiento para cientos de personas, la entrega de paquetes y, por lo tanto, la administración de éstos, es uno de los mayores desafíos.
Como se ha mencionado anteriormente, la cantidad de paquetes entregados se ha disparado en los últimos años, lo que deja a los administradores de la comunidad con una tarea que requiere mucho tiempo y abruma. Cada uno de los paquetes tiene que estar registrado correctamente, lo que significa que hay que anotar manualmente información como el nombre y la dirección del residente, el número de envío, la fecha de envío, el transportista, etc.
En estas circunstancias, es muy difícil controlar los paquetes que entran y salen, lo que puede llevar fácilmente al siguiente desafío: el robo. Un paquete robado o perdido genera frustraciones e incluso consecuencias legales, lo que complica la vida de todos los implicados.
Pero, ¿cuál podría ser una solución adecuada para superar estos retos?
¿Cuál podría ser la solución?
La respuesta es sencilla: Software, como una solución de administración de paquetes optimizada.
Aviso: Si eres uno de los proveedores de soluciones de administración de paquetes y estás aquí porque buscas una manera de mejorar tu software, no dudes en saltar a la última parte del blog. Allí explicamos cómo la solución de Klippa puede ayudarte.
En general, una solución de administración de paquetes se ve así: Los administradores de los complejos residenciales hacen uso de una aplicación que les permite registrar el paquete entregado, guardar la información necesaria y notificar al residente que ha llegado un paquete.
De este modo, la administración de paquetes es mucho más rápida, ya que la información se almacena automáticamente en la aplicación y está a disposición de los residentes. Como cada paquete se registra de inmediato, los paquetes dejan de perderse y, por tanto, el tiempo de recogida disminuye.
Una mejor experiencia para los residentes es una de las razones para optar por el software. Pero, ¿cuáles son las otras razones?
¿Por qué necesitas un sistema de administración de paquetes?
Hay varias razones por las que se necesita una solución de software para la administración de paquetes en los complejos residenciales de acceso privado. Estas razones son:
- Ahorra tiempo → La extracción de datos se realiza en un par de segundos, lo que significa que el administrador del complejo residencial puede concentrarse en tareas de mayor importancia.
- Reduce costos → Imagina lo siguiente: con un sistema manual de administración de paquetes el administrador de complejos residenciales necesita 10 minutos por paquete, le pagan 30 dólares por hora y tiene que encargarse de 200 paquetes a la semana. Esto equivale a 9.600 paquetes al año. Esto significa que sólo la administración de paquetes manual cuesta unos 50.000 dólares. Con el software de administración de paquetes, se reduce el tiempo por paquete y, por tanto, se ahorran costos.
- Mejor control sobre los paquetes.
- Mejora de la experiencia de los residentes → Los administradores de los complejos residenciales tienen más tiempo para centrarse en las necesidades de los residentes, ya que se reduce el tiempo dedicado a la administración de paquetes. Además, con una idea general más clara de los paquetes, los residentes pueden encontrar y recoger su paquete con mayor rapidez.
- Se minimiza el riesgo de paquetes robados o dañados
Si estás acostumbrado a un sistema de administración manual, puede que te preguntes cómo es la administración de paquetes mediante un software. Por eso, a continuación nos gustaría explicarte cada uno de los pasos.
¿Cómo funciona la administración de paquetes con software?
En general, todo el proceso de administración de paquetes puede llevarse a cabo en seis simples pasos. Estos pasos son los siguientes:
- El repartidor deja el paquete en la recepción
- El administrador de el complejo residencial utiliza la aplicación para escanear cada paquete.
- El software lee la etiqueta del paquete y guarda la información en una base de datos
- Se envía una notificación automática al residente que ha recibido un paquete
- El residente recoge el paquete en la recepción
- El administrador de el complejo residencial registra el paquete como entregado y recogido en el software
¿Quieres mejorar tu propio software de administración de paquetes con una solución que te permite mejorar las funciones de escaneo de la cámara y extrae con precisión los datos de las etiquetas de envío?
En la siguiente sección, nos gustaría examinar más detenidamente el punto tres, “El software lee la etiqueta del paquete y guarda la información en una base de datos”.
Cómo utilizar Klippa para mejorar tu sistema de administración de paquetes
Con el SDK de escaneo de documentos de Klippa, puedes mejorar de forma rápida y sencilla tu software de administración de paquetes actual. Nuestro SDK puede integrarse en tu app y conectarse a través de una API, de modo que el intercambio de información es posible con total fluidez.
El uso de nuestro SDK de escaneo de documentos significa que puedes proporcionarle a tu usuario final (es decir, al administrador de el conjunto residencial) una tecnología avanzada. Con las siete funciones de nuestro SDK, puedes asegurarte de que tu aplicación funcione sin problemas y pueda leer las etiquetas de envío de forma fiable.
Funciones del SDK de escaneo de documentos de Klippa
Echemos un vistazo a estas funciones y hablemos de cómo pueden mejorar la jornada laboral de un administrador de el conjunto residencial.
- Respuesta al usuario en tiempo real → Nuestro SDK ofrece respuesta en tiempo real para guiar a los usuarios al tomar una foto, por ejemplo, “Condiciones demasiado oscuras”, “Acércate al documento” y “Mantén la cámara quieta”. De esta manera, se logra captar una etiqueta de envío de manera efectiva.
- Captura automática → La captura automática hace que escanear documentos sea súper fácil. Los usuarios no tienen que presionar el botón para capturar una imagen. Simplemente pueden colocar el paquete delante de la cámara y el SDK de Klippa reconocerá automáticamente la etiqueta de envío y tomará la foto por ti.
- Recorte → Nuestro SDK de escaneo reconocerá los bordes de la etiqueta de envío y los recortará automáticamente. Gracias a esa característica, obtener una imagen limpia y de alta calidad se vuelve mucho más conveniente. Además de eso, también es posible el recorte manual para recortar la imagen según las preferencias del usuario.
- Ajuste de la iluminación → Si un usuario se encuentra en un entorno oscuro y no tiene una fuente de luz adecuada cerca, los usuarios pueden encender el flash a través del control de flash. Esto ayudará al administrador de los complejos residenciales a obtener una imagen más nítida.
- Mejora de la imagen → La calidad del documento se mejora gracias a las funciones de procesamiento de imágenes de nuestro SDK para garantizar la mejor calidad de imagen posible.
- Escaneo de documentos individuales y múltiples → Es posible escanear rápidamente múltiples etiquetas de envío y agruparlas para garantizar un proceso rápido y eficiente. Esto es muy práctico cuando el administrador de los complejos residenciales recibe varios paquetes para el mismo residente.
- El anonimato → Con el fin de cumplir con el GDPR, no se permite almacenar cierta información en las bases de datos. Por lo tanto, ofrecemos la posibilidad de enmascarar los datos automáticamente. Esto no solo aumentará la sensación de seguridad de los residentes de el complejo residencial de acceso privado, sino que también protegerá los datos en caso de que se filtren los datos.
Para que el administrador de el complejo residencial pueda utilizar todo el potencial de nuestra solución, el SDK de escaneo de documentos se puede conectar a nuestro motor de OCR a través de la API. Cuando se conecta al OCR, se puede detectar la información de la etiqueta de envío. Nuestro motor OCR es capaz de detectar:
- El nombre y la dirección del destinatario
- Nombre y dirección del remitente
- Número de envío
- Número de referencia
- Nombre del transportista
- Código de barras
- Firma
Una vez detectada, la información se extrae de la etiqueta y se guarda como datos estructurados en la base de datos del administrador de el conjunto residencial.
¿Qué ocurre después de la extracción de datos?
La base de datos del administrador de el conjunto residencial ya dispone de la información de los residentes, como el nombre y la dirección. Cuando la información extraída del paquete entregado se guarda en la misma base de datos, la información se asocia automáticamente con el nombre y la dirección del residente.
De este modo, se pasa al siguiente paso de la administración de paquetes. Se envía automáticamente una notificación al residente que ha recibido un paquete. Aquí, tu software de administración de paquetes vuelve a tomar el control.
Con la incorporación de nuestro SDK de escaneo de documentos a tu aplicación, tu sistema de administración de paquetes está completo.
¿También estás interesado en mejorar tu software de administración de paquetes con la solución de Klippa? Déjanos mostrarte cómo podemos ayudarte. Programa una demostración gratuita abajo o ponte en contacto con uno de nuestros expertos para obtener más información.
