¿Cómo Banijay Benelux automatizó y mejoró su proceso de gestión de gastos con Klippa?

Una conversación con Leon Backbier, Director de Informática de Banijay Benelux (anteriormente Endemol)
Sector
Medios de comunicación y entretenimiento
Equipo
3000+ empleados
Integraciones
Mendix
Unit4 Coda
Idaptive
SurePay


Banijay Benelux, anteriormente Endemol, es una conocida empresa de producción responsable de series y programas de televisión como Big Brother, Deal or No Deal, Temptation Island y All You Need is Love. En ella trabajan muchas personas, que trabajan en múltiples proyectos y presentan solicitudes de reembolso de gastos de todo tipo y para compras diversas. Esto requiere un proceso especializado de gestión de gastos, un proceso en el que Banijay contó con Klippa como socio. Hablamos de ello con Leon Backbier, Director de Informática de Banijay Benelux (BBNL).



Problemas con el proceso antiguo

Muchas transacciones con tarjetas de negocios
¿Cómo gestionaba BBNL el proceso de solicitudes de reembolso de gastos antes de asociarse con Klippa? “Nuestra mayor frustración era la variedad y el volumen de solicitudes de reembolso a las que nos enfrentábamos. Habían muchas transacciones pequeñas con tarjetas de débito y crédito corporativas”.

Como resultado, los recibos se acumulaban en las mesas de nuestros compañeros. Por lo general, las solicitudes de reembolso se presentan rápidamente cuando se trata de dinero propio adelantado, pero cuando se paga con una tarjeta de empresa, la necesidad de presentar una solicitud parece mucho menos urgente.

Proceso de envío complicado y lento
Además, el proceso de presentación exigía demasiado esfuerzo: había que copiar, recortar, pegar los recibos e introducirlos manualmente en el sistema financiero.

Sin conocimiento
“También vimos que, debido a las numerosas opciones de códigos de proyecto, la gente a menudo decidía contabilizar la reclamación en “otros”. El equipo financiero tenía que clasificar las transacciones correctamente”. Eso costaba mucho tiempo, dinero y, a la larga, precisión. 

“Tampoco teníamos tiempo para enseñarle a todo el mundo a utilizar sistemas complejos como SAP o Microsoft Dynamics. El sistema tenía que hablar por sí mismo y no necesitar un manual para ello”. La simplicidad era la clave.

Dimensiones complejas y muy cambiantes
“En nuestra búsqueda de una aplicación estándar que pudiera resolvernos esto, nos encontramos rápidamente con el problema de que nuestros procesos no son estándar. De hecho, tenemos un proceso de contabilización bastante diferente”. 

Las empresas tienden a utilizar como dimensiones las clases de gastos, los centros de gastos y los proyectos. “Nosotros solemos ir tres o cuatro dimensiones más allá, que a veces cambian a diario, y también tenemos un proceso de aprobación mucho más flexible. 

Al configurar todo eso en una aplicación estándar, seguíamos encontrándonos con el mismo problema: que parecía muy rígido e incómodo”. Por supuesto, teníamos que encontrar una solución a este problema.

La introducción a Klippa

“Nuestra asociación con Klippa ha crecido de forma orgánica. Somos una empresa bastante directa, por lo que podemos decidir rápidamente e ir a por ello. Por eso decidimos desarrollar primero nosotros mismos un proceso de back-end”. 

Este back-end se construyó dentro del entorno de código bajo Mendix. Luego, la intención era encontrar una solución OCR para extraer los datos de recibos y facturas automáticamente. De este modo, se alivia al máximo a los empleados en el proceso.

Reconocimiento OCR alto
“Al principio empezamos con Kofax, un producto bastante caro, pero acabó consiguiendo sólo un 30% de tasa de reconocimiento OCR. Así que nuestros empleados seguían reescribiendo recibos”. 

Con el tiempo BBNL experimentó con Google y Azure, pero tampoco estaban muy contentos con la potencia del software OCR. Entonces, un científico de datos descubrió a Klippa por casualidad: “Me dijo: ‘León, échale un vistazo’. La precisión de Klippa ya es del 80% sin que hayamos hecho nada nosotros’. Y eso nos animó”. 

La solución OCR resultó ser un éxito, y la cooperación también fue bien. Motivo suficiente para que BBNL viera la posibilidad de ampliar la colaboración con Klippa. Después de todo, Klippa también ofrece un front-end, un back-end y una API para la gestión de gastos. 

BBNL investigó entonces cómo Klippa podría encajar en todo el proceso de gestión de gastos: “¡Y rápidamente lo consiguieron!”. Además del front-end, la API de Klippa también se integró a la perfección. Esto amplió la colaboración entre Klippa y BBNL de uno a tres productos Klippa.

¿Por qué BBNL elige a Klippa?

Fácil integración, también con sistemas de terceros 
El front-end de Klippa es fácil de integrar con muchos sistemas de terceros. Como resultado, la API de Klippa puede comunicarse con el back-end Mendix de BBNL, la plataforma de gestión de identidades Idaptive, el sistema financiero Unit4 Coda, y con SurePay, que se utiliza para las verificaciones de los números IBAN y de la Camara de Comercio. 

“Ese flujo de trabajo con nuestra propia capa intermedia, en realidad una especie de Middleware, funciona muy bien”.

Elementos en capas
La variedad de códigos de proyecto y dimensiones se incorporan ahora a una estructura de dimensiones por capas. “Podemos utilizar las limitaciones de dimensión para limitar el número de códigos de proyecto de determinados empleados, lo que facilita mucho la categorización de una solicitud”. 

Así, por ejemplo, si se selecciona el proyecto A, pueden seleccionarse los subcódigos A1 y A2, mientras que para el proyecto B, los subcódigos B1 y B2; de este modo, ayudamos al remitente a proporcionar la información correcta. Así, el departamento financiero tiene más información y control sobre todo el proceso.

Sencillez de uso
La sencillez no sólo se encuentra en la estructura por capas, sino también en el hecho de que los empleados pueden empezar a utilizarla de inmediato sin necesidad de un manual complicado. 

Un empleado hace una foto del recibo en la aplicación después de la compra. La aplicación lee automáticamente los datos y, con solo pulsar un botón, se puede presentar la solicitud. “También se ve muy bien en las fotos: se ve un par de jeans con un rasgón y encima un recibo de McDonalds. ¡Estupendo!”. 

Además, los empleados que necesiten hacer una determinada solicitud durante un periodo de tiempo más largo ahora pueden introducirla de una sola vez. Esto contribuye a la simplicidad del proceso y, por tanto, a la motivación de los empleados para presentar recibos y facturas. 

“Gracias a la sencillez de Klippa, ahora ahorramos un 90% en tiempo de respuesta”.

Control y conocimiento completos 
De un proceso que dependía en gran medida de la forma en que los empleados presentaban los recibos, BBNL ha pasado a otro que ofrece un control y un conocimiento completos desde el punto de vista del administrador. 

“Cuando ves todo claramente sumado, rápidamente te lleva a otras acciones que impulsan tu eficiencia”. 

Para mantener procesable al personal orientado a los proyectos, ahora existe una cómoda sincronización de usuarios y un inicio de sesión único que permite una gestión eficaz de los usuarios. 

“Podemos especificar exactamente quién puede hacer y ver qué, lo que mantiene el control para nosotros y la gestión para el empleado. Ese control interno es muy importante para nosotros”.

Prevención de errores y fraude
Otro aspecto importante es la prevención de errores y fraude. Por ejemplo, puede ocurrir que los recibos se presenten dos veces. Estas duplicaciones se marcan ahora automáticamente, sin que a los administradores les cueste tiempo y esfuerzo reconocerlas. 

“Ahora sabemos a qué hora y en qué lugar se ha realizado una transacción y es más fácil filtrar las transacciones sospechosas”. 

La asignación automática del estado de una solicitud es otra mejora del proceso. Si una solicitud no contiene toda la información necesaria, por ejemplo porque falta el número de proyecto, se le asigna automáticamente el estado de incompleta. 

De este modo, siempre queda claro en qué fase se encuentra una solicitud y es más fácil ver qué puede hacerse para completarla.

Colaboración abierta y progresiva 
Finalmente, la ambición mutua y la forma de trabajar juntos fueron el factor decisivo para Leon. “Creo que en una colaboración es importante que estemos abiertos los unos a los otros y escuchemos nuestros deseos. Eso lo encontramos inmediatamente en Klippa. La colaboración con los desarrolladores y el equipo directivo de Klippa es fantástica”.

Las desventajas del proceso antiguo

Gran variedad de solicitudes
Muchas transacciones pequeñas
Los empleados no estaban motivados para presentar solicitudes
Los empleados tenían que copiar, recortar y pegar los recibos
Muchos recibos se volvían a introducir en el sistema financiero
Las solicitudes tardaban unos 3 meses en tramitarse


La solución deseada

En resumen, BBNL buscaba una solución que pudiera aplicarse específicamente a su compleja situación. No se encuentra una así como así. Se definieron una serie de criterios de selección para la solución deseada:

Fácil de usar para los empleados
Fácil de integrar en su propio sistema a través de API
Sistema compatible con una administración de proyectos muy variable
Gran control y conocimiento del proceso de gestión de gastos
Aplicación de gastos intuitiva


Las ventajas de Klippa

Una aplicación intuitiva que se puede utilizar sin un manual extenso
Control total sobre quién puede hacer y ver qué a través de la sincronización de usuarios
Control total gracias a la prevención automática del fraude y a las reglas empresariales inteligentes
Ahorro del 90% en el tiempo de respuesta (de 3 meses a 7 días)
Técnicos y especialistas de producto disponibles para pensar junto a ti y resolver retos juntos
“Es sumamente agradable trabajar con una empresa que tiene las mismas ambiciones que nosotros. La buena disposición y la rapidez con la que Klippa implementó modificaciones específicas para nosotros es impresionante.”
Leon Backbier
Director de Informática
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