En Klippa sabemos todo lo que hay que saber sobre la gestión de los gastos. Procesamos desde los gastos de viaje hasta los tickets de un café y los ordenadores portátiles. Hacemos esto para pequeñas PYMES pero también para grandes empresas. Tradicionalmente, estos gastos se reclaman usando un formulario de Excel, por lo que a continuación ofrecemos algunos formatos de muestra, de forma gratuita. Tenemos informes de gastos en Excel y Word, pero es mucho más fácil (¡y más barato!) digitalizar su gestión de gastos. Nuestra herramienta digital de gastos puede ahorrarle a su organización mucho tiempo y dinero y a menudo resulta en empleados más felices.
Plantilla de informe de gastos en Excel
A través de este enlace puede descargar una plantilla de informe de gastos gratuita en Excel: Klippa gestor de gastos.
El formulario contiene una serie de datos principales que es necesario rellenar primero, ya que sin un nombre, un número de cuenta bancaria y una fecha, es probable que las reclamaciones no se puedan tramitar adecuadamente. En el informe se puede añadir una línea por reclamación, recibo o factura. A continuación, sólo tiene que añadir una descripción del producto adquirido, la fecha de compra, el importe sin IVA y el importe con IVA. A esto le sigue una opción para reclamar el kilometraje. Finalmente, hay una sección para que el titular del presupuesto apruebe la reclamación con una firma.
Beneficios al utilizar Excel:
- Hacer cálculos: Excel y la administración financiera van de la mano. Para todo tipo de procesos, la aplicación de Office se utiliza para crear resúmenes y editar listas, por lo que utilizar Excel para los informes de gastos parece una opción lógica. En Excel se pueden sumar fácilmente filas y multiplicar cantidades.
- Sencillez del formato: Además, Excel es fácil de formatear, lo que le permite añadir y eliminar fácilmente los campos que se aplican a su empresa.
Inconvenientes del uso de Excel:
- El formato puede variar según el dispositivo y el programa: Durante años, las organizaciones han preferido los programas que se ejecutan completamente en la nube a los programas en las instalaciones. Por lo tanto, ya no hay que instalar programas en el equipo, sino trabajar online con servicios de nube como Office365 o Google Docs. La gran desventaja: no todo el mundo utiliza el Excel “estándar”, sino diferentes ediciones. Esto puede causar problemas con el formato de los documentos.
- Las hojas de cálculo requieren mucho tiempo para ser compartidas: Además, los documentos no son fáciles de compartir. Tienen que ser enviados por correo electrónico, hay que agregar y desempacar los archivos adjuntos, etc.
- No hay actualizaciones en tiempo real: Además, Excel no permite hacer cambios que sean inmediatamente visibles para todos. Por ejemplo, cuando se añade un tipo de coste al formulario, sólo las personas que descargaron la misma versión verán la actualización.
- No hay imágenes como archivos adjuntos: Otro inconveniente es que no se pueden añadir imágenes en Excel. Esto significa que los archivos adjuntos siempre tienen que ser añadidos por separado. Y esto nos lleva al último punto:
- El desperdicio de papel al imprimir.
Plantilla de informe de gastos en Word
A través de este enlace puede descargar una plantilla de informe de gastos gratuita en Word: plantilla word Klippa.
Al igual que el Excel, este formulario comienza con una serie de datos principales. El nombre, la dirección, el número de cuenta bancaria y la fecha son necesarios para procesar el formulario correctamente. En la columna del medio hay espacio para añadir elementos. Para ello, primero hay que anotar la fecha de compra, luego una descripción de los costes, un importe sin IVA y un importe con IVA. Por último, hay espacio para los importes totales y una firma del titular del presupuesto.
Ventajas al utilizar Word:
- Los empleados están familiarizados con el formato de los archivos y el programa: Word es un formato de archivo comúnmente usado, la mayoría de nosotros abrimos un .doc todos los días y entendemos cómo llenar e imprimir formularios.
- Agregar imágenes como archivos adjuntos: Otra ventaja es que se pueden añadir imágenes a los documentos en Word, por lo que no es necesario adjuntar recibos por separado.
Desventajas del uso de Word:
Word tiene numerosos inconvenientes cuando se trata de reclamar los gastos.
- El formato se cambia en diferentes dispositivos: Los campos nunca se ajustan a la escala que se desea y a veces aparecen de forma aleatoria.
- No hay cálculos automáticos: Además, no se pueden hacer cálculos automáticos en Word, esto debe hacerse manualmente, lo que requiere un tiempo extra.
- Es un desperdicio de papel: Es una lástima imprimir papel para presentar y procesar los gastos, ¿verdad?
- Ineficiente y no en tiempo real: Los empleados realmente hacen trabajo extra innecesario: un empleado copia los datos del recibo al formulario y otro los introduce en el paquete de contabilidad. Este proceso es ineficiente y propenso a errores.
- Y más… Desafortunadamente, las desventajas de Excel también se aplican a Word.
Nuestro consejo: ¡no use Word para presentar y procesar reclamaciones!
Otras empresas están obteniendo los beneficios del sistema de gestión de gastos digitales
Si no es Excel o Word, ¿entonces qué? Hoy en día, hay todo tipo de soluciones para la gestión digital de los gastos. Algunas soluciones están integradas con programas de contabilidad, otras con sistemas de administración de nóminas. Casi todas las soluciones tienen la opción de exportar los gastos a formatos estándar como .csv o .xml, que luego pueden importarse a su sistema financiero.
Ventajas del uso de un gestor digital de gastos:
- Software fácil de usar y empleados satisfechos: La gestión digital de gastos es rápida y fácil. Presente los gastos simplemente tomando una foto del recibo, el software hará el resto. Las empresas deciden qué campos quieren que sus empleados rellenen.
- Fácil configuración del flujo de trabajo: La gestión digital de gastos le permite configurar rápidamente un flujo de trabajo. Usted decide qué reclamaciones se envían a qué responsable para ser aprobadas digitalmente, lo que ahorra una enorme cantidad de tiempo, porque los formularios ya no terminan en los buzones de correo y la comunicación se hace digitalmente.
- Integración con el programa de contabilidad: El procesamiento también es más eficiente de esta manera. Todas las reclamaciones aprobadas se envían automáticamente a su programa de contabilidad. No más copias de datos y menos errores.
- Los datos en tiempo real están disponibles en cualquier lugar y en cualquier momento: La mayoría de las soluciones digitales están totalmente basadas en la nube, lo que significa que todos los empleados, sin importar dónde estén, tienen a su disposición los datos más recientes.
- Copia de seguridad segura en la nube: Todos los documentos se almacenan de forma segura en la nube.
Desventajas de la declaración digital:
Podemos ser breves sobre esto: la digitalización cuesta tiempo y dinero.
- Tiempo: Los empleados tienen que acostumbrarse a una nueva forma de trabajo y el nuevo software puede tener que ser integrado en sus sistemas actuales.
- Dinero: Las nuevas herramientas de software nunca son gratuitas.
Afortunadamente, ofrecemos manuales útiles y un servicio de ayuda a nuestros usuarios.
Nuestra solución suele ofrecer un rendimiento positivo de la inversión, lo que significa que usted recuperará su inversión con bastante rapidez. Klippa cobra 3,99 EUR por empleado al mes. Tan pronto como su proceso administrativo se acelere con más de seis minutos por empleado al mes, ya verá un beneficio de la inversión. En general, el proceso tradicional de presentación, aprobación y procesamiento tarda diez minutos por reclamación. Con nuestro software, lleva un minuto. Cuente con sus ahorros!
¿Está considerando utilizar nuestra solución de gestión de gastos? Entonces eche un vistazo a nuestra página sobre gestión de gastos digitales, donde le mostramos cómo funciona Klippa. ¿Aún no está seguro? Envíenos un mensaje por chat o por correo electrónico: [email protected]. ¿Le gustaría programar una demostración con uno de nuestros especialistas en productos? Entonces eche un vistazo a las siguientes opciones