Como todos sabemos, el factoring es un negocio difícil y a veces complicado. El acto de comprar una factura requiere un gran conocimiento de la industria. Un error puede hacer retroceder a tu empresa si se presenta mal un documento legal o se compra una factura fraudulenta.
Esto hace que la mano de obra requerida por transacción sea alta y hay que estar muy atento para detectar transacciones fraudulentas. Mientras tanto, tus clientes exigen su dinero rápidamente y los pagos en 24 horas se están convirtiendo en la norma más que en la excepción.
Estás sometido a una presión constante para tomar decisiones empresariales críticas rápidamente y con recursos limitados (por ejemplo, información y tiempo). Por desgracia, la hipervigilancia y las decisiones rápidas rara vez van de la mano. Es fácil cometer un pequeño error, sobre todo cuando hay que procesar cientos o incluso miles de facturas al mes.
Entonces, ¿qué puedes hacer? ¿Cómo reducir el porcentaje de errores al mínimo posible? ¿Cómo puedes ampliar tu negocio en un mercado tan exigente? Tenemos la respuesta: automatizando tu back office de factoring.
En este blog, expondremos cinco razones para confirmar nuestro punto de vista y convencerte de la necesidad de la automatización. Pero antes de hacerlo, tenemos que saber qué tareas son las que realmente te hacen perder tiempo en el proceso. ¿Estás listo? ¡Vamos!
¿Cuáles son las tareas que consumen más tiempo para las empresas de factoring?
Para entender cómo la automatización puede ayudar a tu empresa a avanzar, es importante identificar las tareas que consumen más tiempo. Estas tareas son tu mejor oportunidad para mejorar tu eficiencia.
Introducción de datosEl proceso de factoring comienza cuando un cliente sube o envía por correo electrónico una factura a tu empresa. Uno de tus empleados debe extraer y procesar todos los datos de esta factura.Un estudio realizado por Levvel muestra que el 57% de las empresas todavía siguen revisando y escaneando las facturas a mano. Esto no sólo es un proceso muy lento y tedioso, sino que también es propenso a errores y difícil de controlar. El número de facturas procesadas por empleado es extremadamente bajo y no sabes en qué punto del proceso se encuentran las facturas. |
Evaluación de riesgoQuizás la tarea más importante en el proceso de factoring sea evaluar la solvencia de la empresa deudora de la factura pendiente. Hay que hacer todo lo posible para determinar con exactitud el riesgo de retraso o impago de la deuda. Estas verificaciones de crédito y antecedentes son costosas y pueden consumir rápidamente tu capital activo.Además, para validar completamente una factura, es posible que tengas que contrastar toda la información que figura en ella con fuentes externas (por ejemplo, bases de datos de la Cámara de Comercio o del número de IVA) y asegurarte de que la factura no es fraudulenta, está manipulada o tiene algún tipo de retoque fotográfico. Los errores cometidos en este proceso pueden tener graves consecuencias tanto para ti como para tu cliente. |
Cambio de la dirección de envíoUna vez que te haces cargo de la factura, tú o tu cliente tienen que cambiar la dirección de envío de la factura. La factura debe adaptarse de tal forma que no contenga los datos de pago de tu cliente, sino los de tu servicio de factoring.Como se trata de una tarea relativamente sencilla, a menudo se pasa por alto el cambio de la dirección de envío. Sin embargo, es ciertamente una rutina molesta si tienes que hacerlo cada vez que recibes una factura. Hace falta la automatización, ¿no? |
¿Por qué deberías automatizar tu back-office de factoring?
En general, el factoring se ha quedado atrás en comparación con otros sectores en términos de tecnología. Con un mercado relativamente pequeño y una alta complejidad transaccional, la mayoría de las empresas de factoring han evitado invertir mucho dinero para modernizarse. En otras palabras, puedes obtener una importante ventaja competitiva siendo uno de los pioneros en la transformación digital de tu sector.
Además, hay muchas razones prácticas por las que deberías automatizar tu back office de factoring:
- Ofrece la mayor rapidez de respuestaCon una herramienta de automatización, como el Factoring con IA de Klippa, esto se convierte en realidad, ya que se encarga de las tediosas tareas de introducción de datos, referencias cruzadas con fuentes externas (por ejemplo, verificación de IBAN, números de IVA y números de CoC) y otros mecanismos de detección de fraude. Una verificación humana bastará para dar la última aprobación. Dile adiós a los días de espera para las aprobaciones, ¡saluda a las aprobaciones instantáneas!
Recuerda que tus clientes recurren al factoring porque quieren dinero rápido. Por lo tanto, la duración del proceso de aprobación y financiación es de suma importancia.
La mayoría de las empresas de factoring suelen realizar los pagos dentro de las 24 horas después de haber recibido una factura. Las facturas de clientes existentes suelen financiarse el mismo día. Otros servicios de factoring tardan un poco más y la financiación puede tardar hasta siete días. Aunque sigue siendo bastante más rápido que el plazo de entrega sin factoring (es por ejemplo, 15, 30 o más de 60 días), a tu cliente puede parecerle mucho tiempo. Por eso quieren encontrar una empresa que ofrezca aprobaciones y plazos de entrega rápidos.
La velocidad de entrega depende de cómo realices la debida diligencia y de los sistemas que tengas para acelerar las verificaciones de las cuentas por cobrar y las facturas. ¿Qué bueno sería poder prometer aprobaciones en 5 minutos?
- Ahorra un 80% en costos de mano de obraPuede que no te sorprenda, pero el factoring requiere mucho trabajo por varias razones, como la cantidad de documentos que hay que revisar, los datos que hay que introducir y el trabajo adicional para informar a los clientes de que las cuentas por cobrar se han asignado a tu empresa (por ejemplo, enviándoles notificaciones de asignación o cambiando la dirección de envío de la factura).
El software de OCR puede ahorrarte mucho tiempo, y por tanto costos de mano de obra, en este proceso al extraer automáticamente los datos de las facturas y “leer” la documentación justificativa y los pagos. Se pueden asociar con la transacción correcta con la ayuda de la IA y, gracias al machine learning, este proceso automatizado se vuelve cada vez más inteligente con el tiempo.
Según una investigación del American Productivity & Quality Center, las empresas que utilizan poca o ninguna automatización en el procesamiento de facturas tienden a gastar más de 10 dólares por factura a procesar, mientras que las facturas totalmente automatizadas cuestan sólo 2 dólares o menos por factura a procesar. ¡Esto representa una mejora directa de tus resultados en un 80%!
Además, el software de automatización puede utilizarse para modificar automáticamente los datos de pago de la factura o formular un aviso de asignación basado en la información de la factura inicial. Imagina cómo reaccionarían los clientes si ya no tuvieran que modificar ellos mismos sus facturas. El número de intervenciones manuales en el proceso se reducirá realmente al mínimo. - Comete un 97% de errores menos
En cualquier proceso manual se cometen errores. Es lo que nos hace humanos, ¿verdad? Pues aunque sea cierto, de vez en cuando puede resultar bastante frustrante. Un pequeño error puede fácilmente dar lugar a problemas mayores, como la falta de pago de grandes facturas.
Por suerte, los procesos automatizados y los programas informáticos lo hacen mucho mejor. Repiten sin cesar tareas aburridas que llevan mucho tiempo sin cometer errores, nunca duermen y nunca se toman un día libre.
En concreto, la tecnología OCR extraerá todos los datos de la factura. Puedes utilizar estos datos para verificar o complementar los datos introducidos por tus empleados. Por ejemplo, puedes hacer una sugerencia automática cuando alguien empieza a teclear o mostrar un mensaje de alerta cuando alguien introduce un importe (por ejemplo, 500 euros) que no aparece en la factura. Así será muy difícil cometer un error, incluso si realmente se quisiera. - Mayor protección contra el fraude
Ya hemos hablado de por qué es importante evaluar con precisión el riesgo de un nuevo cliente o factura. ¿Cómo puede ayudarte la tecnología con esto?
En primer lugar, la tecnología OCR puede ayudarte a identificar facturas fraudulentas porque el software verifica los documentos falsificados. Los documentos falsos son bastante comunes hoy en día, y la verificación manual no puede identificar todos los documentos manipulados. Por lo tanto, se necesita algo más riguroso que un simple análisis de documentos.
El software de OCR de Klippa utiliza técnicas de reconocimiento de metadatos y estructura de píxeles para ver si un documento está manipulado. Esto significa detectar estructuras de píxeles incoherentes, como cambios extraños en la iluminación o cambios bruscos de color en el texto. Detecta documentos falsificados en cuestión de segundos, lo que facilita el proceso de filtrado de facturas fraudulentas antes de que puedan causar problemas.
Además, la herramienta verifica la información financiera de los clientes. Las facturas fraudulentas suelen emitirse con nombres de empresa falsos o utilizan un nombre legítimo pero una dirección o un número de cuenta bancaria falsos. El programa verifica automáticamente la legitimidad de un cliente determinado cotejando el número de la CdC, el número de cuenta bancaria y el número de IVA con los archivos de la Cámara de Comercio. Si hay una falta de concordancia en la información, se notifica a los usuarios para que la verifiquen.
Además, la dirección de un cliente puede contrastarse con Google Maps – si la dirección es residencial o un apartado postal, hay muchas posibilidades de que la factura sea fraudulenta – y el sistema identifica automáticamente las facturas duplicadas.
Como resultado, los empleados no tienen que invertir el esfuerzo de extraer datos de cada factura y verificar su legitimidad. Todo depende del software y los empleados supervisan cualquier discrepancia en la tecnología. Mientras que los procesos manuales requieren varias horas o días para la verificación de una factura, el OCR tarda unos minutos en hacer el trabajo. - Amplía tu negocio con extrema facilidad
Hemos dejado la mejor razón para el final. Aunque procesar manualmente unos cientos de facturas al mes está bien, imagínate lo que pasaría si tuvieras que procesar millones de facturas al mes. ¿Aumentarás el tamaño de tu equipo de 10 a 1.000 empleados? ¿O intentarás automatizar esta tarea?
Por supuesto, en teoría es posible ampliar tu equipo, pero la complejidad operativa que conlleva lo hace muy difícil en la realidad. Una solución automatizada, en cambio, puede multiplicar sus servidores a demanda sin necesidad de más contrataciones, espacio de oficinas ni contratos. ¡Podrás ampliar tu negocio sin preocuparte de nada!
En resumen, la toma rápida de decisiones de la IA y el machine learning ofrecerá enormes mejoras en rentabilidad y eficiencia. Los datos que antes no estaban disponibles digitalmente, o solo podían obtenerse manualmente, ahora se integrarán en todos los procesos de forma automática. Esto reducirá los costos, aumentará la velocidad y reducirá el fraude.
¿Cómo puede Klippa ayudar a tu empresa?
Con la solución de factoring de Klippa, la captura, verificación y procesamiento de documentos está totalmente automatizada e incluye tecnología de machine learning e IA. Como hemos señalado:
- Facilita la captura de documentos y facturas mediante un SDK de OCR
- Extrae datos de facturas en cuestión de segundos
- Controla la falsificación de documentos mediante la verificación de documentos
- Compara los datos con recursos externos, como bases de datos de la CdC y Google Maps
- Cambia automáticamente la dirección de envío de las facturas
Todo el proceso puede integrarse en tu back-end actual, para que puedas continuar con la gestión de contratos y el flujo de trabajo de aprobación en un sistema continuo de extremo a extremo totalmente integrado. En lugar de días o semanas para completar el proceso de factoring, puedes tomar decisiones en sólo unos minutos para acelerar el crecimiento del mercado mientras reduces el fraude y garantizas el cumplimiento.
Si todavía tienes dudas sobre si Klippa es la solución adecuada para tu negocio o si tienes un caso de uso único que te gustaría discutir, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
También es posible planificar una demostración gratuita de 30 minutos a continuación, en la que te mostraremos cómo funciona nuestro software y cómo beneficiará a tu organización.