Procesamiento de facturas en sistemas ERP
Los sistemas ERP permiten a las empresas tener un proceso optimizado en todos los departamentos de la empresa. Los sistemas ERP, que ofrecen una solución completa, disponen de un módulo de procesamiento de facturas que procesa las facturas entrantes y las relaciona con los pedidos que el departamento de compras realiza a sus proveedores y partners. Una vez que el pedido llega con la factura correspondiente, un empleado se encarga de introducir la factura en el ERP, donde la factura es vinculada al orden de compra. Si la información coincide, la solicitud se completa y los datos financieros se transfieren al sistema de contabilidad.
La entrada manual de facturas implica tiempo y frustraciones
El procedimiento de registro de facturas depende del grado de automatización de los sistemas ERP. Lo que experimentamos hoy en día es que los usuarios de ERP reciben la factura, la escanean y la suben al ERP. A continuación, los usuarios introducen el código de pedido y el ERP vincula la factura con el pedido. Buscar el número de pedido e introducirlo en el ERP suena bastante sencillo, ¿verdad? Pero, ¿qué pasa si paquete recibido llega incompleto, por lo que difiere del pedido realizado? En este caso, el empleado necesita comprobar el desajuste y hacer ajustes manuales en el ERP. En empresas con compras frecuentes, este proceso puede ser muy lento y frustrante para el empleado, que tiene que verificar y hacer correcciones manuales. Además de las frustraciones de los empleados, el departamento financiero no obtiene una visión en tiempo real de las finanzas de la empresa, ya que los pedidos están incompletos y aún no pueden ser contabilizados. No es favorable para el departamento financiero, cuya tarea es llevar un control preciso de los recursos financieros.
Automatización de la extracción de datos de las facturas
Una solución al problema es la extracción automática de datos de las facturas. Con la extracción automatizada de datos, mediante OCR, el usuario introduce la factura en el sistema de la forma habitual, pero con la diferencia que después de que el motor OCR reconoce automáticamente los campos de datos relevantes, como el número de factura, el proveedor, el NIF, las líneas y las fechas de compra, entre otros. Como resultado, el ERP puede vincular la factura recibida con el pedido, sin necesidad de entrada manual de datos. La extracción automatizada de datos va un paso más allá: permite a los sistemas ERP reconocer instantáneamente las desviaciones entre las facturas recibidas y los pedidos, ya que compara la información de la factura con el pedido realizado. De este modo, la extracción automática de datos permite a los departamentos pertinentes detectar los errores con mayor rapidez y tomar las medidas adecuadas. Esto conduce a un proceso más eficiente de compra a pago, lo que aumenta la precisión y la velocidad de la información financiera que está disponible en el departamento de contabilidad.
¡Klippa está aquí para ayudar!
Klippa reconoció desde un principio la demanda en el mercado de extracción automática de datos de las facturas. Creemos sinceramente que los procesos repetitivos que implican trabajo manual deben ser automatizados. Nuestro motor OCR extrae la información relevante de las facturas en un plazo de 3 a 5 segundos y reconoce el número de factura, el proveedor, el NIF, la cantidad de artículos, las cantidades totales y cualquier otra información que necesite el ERP. En este blog, puedes ver cómo funciona el análisis de facturas con OCR. Además, nuestro OCR facturas se puede integrar en el ERP a través de la API. Por lo tanto, ¡no hay excusa para no ofrecer la extracción automática de datos a los usuarios!
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