El software ERP permite a las empresas agilizar muchos procesos en sus departamentos de negocio. El software de contabilidad, sin embargo, se centra específicamente en el aspecto financiero de las empresas.
Cada vez más empresas avanzan hacia la transformación digital. Esto también se aplica a las empresas de software de contabilidad y ERP (Enterprise Resource Planning). Estas empresas buscan formas de reducir el tiempo, añadir valor para sus clientes y aumentar aún más la eficiencia. Aquí es donde entra en juego el OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
En este blog, explicaremos cómo las empresas de software empresarial pueden beneficiarse de la tecnología OCR, cómo funciona y cómo se puede integrar en el software.
¿Cómo procesan las facturas las empresas de software empresarial?
La mayoría de las empresas de software empresarial aún no han incluido el OCR. El sistema acelera la mayoría de los procesos de la empresa y los documentos se registran en el ERP. Sin embargo, en muchos casos la entrada de datos se sigue haciendo manualmente y, por tanto, se queda atrás.
Esto significa que los contadores reciben las facturas y tienen que introducirlas en el software empresarial. Hay que introducir los datos uno a uno para que queden registrados. Esto no es un problema tan grande cuando solo se trata de añadir una factura al sistema, pero imagina cuánto trabajo supondría añadir miles de facturas al mes.
El OCR añade valor al sistema ERP
Cuando las empresas deciden añadir la tecnología OCR al software empresarial, sigue existiendo el mismo software para gestionar las facturas, pero la introducción manual de datos es historia. En cuanto se proporciona la factura al motor de OCR, este reconoce automáticamente todos los datos del documento en cuestión de segundos.
El OCR suele funcionar con una tecnología de aprendizaje automático, lo que significa que el sistema se va perfeccionando. Esto conduce a un alto nivel de precisión y fiabilidad. Pero eso no es todo, por supuesto. Veamos otras ventajas de incluir el OCR en el software empresarial.
¿Cuáles son las ventajas de incluir el OCR de Klippa en el software empresarial?
Hemos desarrollado un motor de OCR que acelera todo el proceso, manteniendo un alto nivel de precisión y fiabilidad. Las ventajas de incluir el motor de OCR de Klippa en el software empresarial son:
- Acorta el tiempo de comercialización
- Permite la escalabilidad
- Reduce costos
- Disponibilidad en la nube
- Funciona sin fronteras
Acorta el tiempo de comercialización
A la hora de decidir si se debe incluir o no la tecnología OCR en el software empresarial, hay que tener en cuenta que ésta puede ser desarrollada por tus desarrolladores, o bien se puede integrar un motor OCR ya desarrollado en tu sistema ERP.
La mayoría de las veces, los proveedores de software empresarial no tienen los conocimientos y la experiencia necesarios para desarrollar un sistema de OCR basado en IA dentro de la empresa. Por lo tanto, tienen que contratar a nuevos empleados y desarrollar nuevas estructuras. Además, el desarrollo de un sistema de OCR requiere mucho tiempo y el tiempo libre es algo que muchas empresas no tienen necesariamente.
Por ello, muchos proveedores de software empresarial deciden integrar una tecnología ya existente en la suya propia. Esto ahorra mucho tiempo de desarrollo, dinero y evita la molestia de encontrar desarrolladores de IA competentes.
La tecnología de OCR para facturas está disponible como SaaS en la nube, que puede integrarse en el software empresarial utilizando nuestra API o SDK de OCR. Como nuestro motor de OCR es tan fácil de integrar, el tiempo de comercialización es extremadamente corto.
Permite la escalabilidad
Cuando una empresa crece, la cantidad de facturas entrantes también lo hace. Sin embargo, la cantidad de facturas por procesar se acumulará si la entrada de datos se sigue realizando manualmente. Cambiar la entrada de datos manual a la entrada de datos automatizada con OCR permite la escalabilidad.
Reduce costos
Hay dos razones por las que la integración de un motor de OCR en el software empresarial reduce los costos. En primer lugar, porque el procesamiento manual de datos es más caro de lo que se piensa. Si se sustituye el procesamiento manual por el OCR, se puede ahorrar hasta un 70% en los costos de procesamiento.
En segundo lugar, porque desarrollar tu propia tecnología de OCR requiere mucho tiempo, experiencia y costos. El motor de OCR de Klippa puede integrarse fácilmente en cualquier sistema ERP a través de una API.
Disponibilidad en la nube
Muchas empresas de software están pasando de la modalidad on-premise (es decir, la que se instala y ejecuta en los ordenadores) a la basada en la nube. El software empresarial basado en la nube permite a los empleados acceder a la información en cualquier momento y lugar.
Esta es una ventaja significativa sobre el software empresarial local, ya que la situación actual con Covid obliga a los empleados a trabajar a distancia. El motor de OCR de Klippa está basado en la nube y, por tanto, es fácil de integrar en el sistema ERP o de contabilidad.
Además, ya no es necesario actualizar el sistema. Un sistema en la nube se actualiza solo.
Funciona sin fronteras
Nuestro motor de OCR es compatible con todos los idiomas europeos. La tecnología funciona mejor en facturas en inglés, francés, sueco, finlandés, noruego, alemán, holandés, italiano, español, danés y hebreo.
Se pueden admitir otros idiomas bajo petición. Nuestros modelos de aprendizaje automático pueden ser entrenados para extraer datos de las facturas en otros idiomas. Por lo tanto, nuestra tecnología es perfectamente adecuada para las empresas que buscan internacionalizar su negocio
¿Cómo funciona el OCR para software empresarial?
Ahora que conoces las ventajas del OCR para los ERP y el software de contabilidad, probablemente tengas curiosidad por saber cómo funciona. Podemos extraer datos de los documentos en cuestión de segundos. Vamos a explicarlo paso a paso.
1. Cargar documento
En primer lugar, hay que cargar el documento en el motor de OCR. Esto puede hacerse proporcionando a la API una imagen o un archivo PDF del documento a extraer. Esto puede hacerse desde una aplicación móvil, FTP, correo electrónico o aplicación web.
Este documento puede subirse sin recortar (con fondo) o recortado (sin fondo). Si el documento se envía sin recortar, nuestra API es capaz de recortar el propio documento. El SDK de Klippa también puede utilizarse para mejorar la calidad de la imagen.
2. Conversión de imagen a texto
Después de que nuestro motor de OCR haya recibido el documento, éste se convertirá automáticamente en un archivo de texto (TXT). En esta fase, se extrae todo el texto del documento, pero aún no se ha procesado ni estructurado.
3. Procesamiento de datos
En el tercer paso, se produce el análisis de los datos adicionales. El motor de OCR reconoce los campos del documento. En el caso de una factura, el motor es capaz de reconocer campos como el número de factura, el nombre del comerciante, los datos del cliente, el número de IVA y muchos más.
4. Conversión a JSON
Como paso final, el parser de Klippa toma el archivo TXT y lo convierte en una salida de datos estructurados (que suele ser JSON), con el apoyo de la IA y el aprendizaje automático. A partir de este momento, el documento puede procesarse fácilmente en el software empresarial.
Conversión rápida y precisa
El motor de OCR inteligente de Klippa convierte las facturas y recibos en datos estructurados en cuestión de segundos. La velocidad de conversión se sitúa de media entre 1 y 5 segundos por documento. Con Klippa, el acto de copiar y pegar manualmente se sustituye por el OCR.
La precisión de nuestra tecnología es superior al 95%. La introducción manual de datos tiene una precisión significativamente menor y cuesta mucho más tiempo.
¿Qué otros tipos de documentos puede procesar el motor de OCR?
Además de las facturas, nuestro motor de OCR también puede procesar los siguientes tipos de documentos:
- Notas de envío
- Documentos de embarque y transporte
- Órdenes de compra
- Documentos industriales específicos
Contacta a los especialistas de Klippa para ver si podemos procesar y extraer datos de tus documentos específicos de tu industria, o con cualquier pregunta que puedas tener.
Integración del OCR en el sistema ERP
Cada vez más empresas de software empresarial avanzan hacia la transformación digital. Estas empresas desean diferenciarse de la competencia y eligen tecnologías eficientes para añadir valor a su sistema. La tecnología OCR de Klippa es un sistema de este tipo. Por suerte, la integración del motor de OCR en el sistema ERP o de contabilidad es muy sencilla.
Gracias a nuestra documentación estructurada de la API, la integración de la tecnología OCR en el software empresarial es muy sencilla. Si desea saber más sobre el proceso, o tiene preguntas específicas sobre la tecnología, póngase en contacto con uno de nuestros especialistas de producto. Puede hacerlo programando una demostración, o poniéndose en contacto a través del correo electrónico: [email protected]