Les logiciels ERP permettent aux entreprises de rationaliser de nombreux processus au sein de leurs départements. Les logiciels de comptabilité, en revanche, se concentrent spécifiquement sur l’aspect financier des entreprises.
De plus en plus d’entreprises s’orientent vers la transformation numérique. Cela vaut également pour celles qui utilisent des logiciels de comptabilité et des logiciels ERP (Enterprise Resource Planning). Ces entreprises cherchent des moyens de réduire le temps, d’apporter une valeur ajoutée à leurs clients et d’accroître encore l’efficacité. C’est là que l’OCR (reconnaissance optique de caractères) entre en jeu.
Dans cet article, nous expliquerons comment les société de logiciels d’entreprise peuvent bénéficier de la technologie OCR, comment fonctionne l’OCR et comment l’intégrer dans le logiciel.
Comment les société de logiciels d’entreprise traitent-elles les factures ?
La plupart des sociétés de logiciels d’entreprise n’ont pas encore intégré l’OCR. Le système accélère la plupart des processus au sein de l’entreprise et les documents sont enregistrés dans l’ERP. Cependant, dans de nombreux cas, la saisie des données se fait encore manuellement et prend donc du retard.
Cela signifie que les comptables reçoivent les factures et doivent les insérer dans le logiciel de gestion. Les données sont saisies une par une afin d’être enregistrées. Ce n’est pas un gros problème lorsqu’il ne s’agit que d’ajouter une seule facture au système, mais imaginez la quantité de travail nécessaire pour ajouter des milliers de factures par mois.
L’OCR : une valeur ajoutée au système ERP
Lorsque les entreprises décident d’ajouter la technologie OCR à leur logiciel commercial, le même logiciel de gestion des factures existe toujours, mais la saisie manuelle des données appartient au passé. Dès que la facture est fournie au moteur OCR, ce dernier reconnaît automatiquement toutes les données du document en quelques secondes.
L’OCR est souvent alimenté par le machine learning, ce qui signifie que le système s’améliore constamment. Il en résulte un niveau élevé de précision et de fiabilité. Mais ce n’est pas tout, bien sûr. Examinons les autres avantages de l’intégration de l’OCR dans les logiciels d’entreprise.
Quels sont les avantages de l’intégration de l’OCR de Klippa dans les logiciels d’entreprise ?
Nous avons développé un moteur OCR qui accélère l’ensemble du processus, tout en maintenant un haut niveau de précision et de fiabilité. Les avantages de l’intégration du moteur OCR de Klippa dans les logiciels d’entreprise sont les suivants :
- Réduit le temps de mise sur le marché, de commercialisation
- Permet l’évolutivité
- Réduction des coûts
- Disponibilité dans le cloud
- Fonctionnement sans frontière
Réduction des délais de mise sur le marché et de commercialisation
Lorsque vous décidez d’inclure ou non la technologie OCR dans votre logiciel d’entreprise, vous devez tenir compte du fait que celle-ci peut être développée par vos développeurs ou qu’un moteur OCR déjà développé peut être intégré à votre système ERP.
La plupart du temps, les fournisseurs de logiciels d’entreprise ne disposent pas des connaissances et de l’expertise nécessaires pour développer en interne une solution OCR alimenté par l’IA. Ils doivent donc embaucher de nouveaux employés et développer de nouvelles structures. En outre, le développement d’un logiciel OCR prend beaucoup de temps et les entreprises ne disposent pas toujours de temps libre.
C’est pourquoi de nombreux fournisseurs de logiciels d’entreprise décident d’intégrer une technologie déjà existante dans leur propre système. Cela permet d’économiser beaucoup de temps de développement, d’argent et de ne pas avoir à se préoccuper de trouver des développeurs d’IA compétents.
La technologie OCR pour les factures est disponible en tant que SaaS dans le cloud, intégrable dans le logiciel de votre entreprise en utilisant notre API OCR ou SDK. Comme notre moteur OCR est facile à intégrer, le délai de mise sur le marché est extrêmement court.
Permet l’évolutivité
Lorsqu’une entreprise se développe, le nombre de factures entrantes augmente en même temps. Cependant, la quantité de factures à traiter s’accumulera si la saisie des données se fait encore manuellement. Passer de la saisie manuelle des données à la saisie automatisée des données avec l’OCR permet l’évolutivité.
Réduction des coûts
Il y a deux raisons pour lesquelles l’intégration d’un moteur d’OCR dans le logiciel d’entreprise engendre une réduction des coûts. Tout d’abord, le traitement manuel des données est plus coûteux qu’on ne le pense. En le remplaçant par l’OCR, vous pouvez économiser jusqu’à 70 % sur les coûts de traitement.
Deuxièmement, le développement de votre propre technologie OCR demande beaucoup de temps, d’expertise et d’argent. La solution OCR de Klippa peut facilement être intégrée dans chaque système ERP via une API.
Disponibilité dans le cloud
De nombreux éditeurs de logiciels passent d’un système sur site (c’est-à-dire installé et fonctionnant sur des ordinateurs) à un système sur le cloud. Les logiciels d’entreprise basés sur le cloud permettent aux employés d’accéder aux informations à tout moment et en tout lieu.
Il s’agit d’un avantage considérable par rapport aux logiciels d’entreprise sur site, car la situation actuelle de Covid oblige les employés à travailler à distance. Le moteur OCR de Klippa est basé sur le cloud et est donc facile à intégrer dans le système ERP ou comptable.
En outre, il n’est plus nécessaire de mettre à jour le système. Un système dans le cloud se met à jour tout seul.
Fonctionnement sans frontière
Notre moteur OCR prend en charge toutes les langues européennes. La technologie est la plus performante sur les factures en anglais, français, suédois, finnois, norvégien, allemand, néerlandais, italien, espagnol, danois et hébreu.
D’autres langues peuvent être prises en charge sur demande. Nos modèles de machine learning peuvent être formés pour extraire des données de factures dans d’autres langues. Par conséquent, notre technologie est parfaitement adaptée aux entreprises qui cherchent à internationaliser leur activité.
Comment fonctionne l’OCR pour les logiciels d’entreprise ?
Maintenant que vous connaissez les avantages de l’OCR pour les ERP et les logiciels de comptabilité, vous êtes probablement curieux de savoir comment cela fonctionne. Nous pouvons extraire des données de documents en quelques secondes seulement. Nous allons vous l’expliquer étape par étape.
1. Téléchargement du document
Tout d’abord, le document doit être téléchargé vers le moteur d’OCR. Pour ce faire, il faut fournir à l’API une image ou un fichier PDF du document à extraire. Cette opération peut être effectuée à partir d’une application mobile, d’un FTP, d’un courrier électronique ou d’une application Web.
Ce document peut être téléchargé cadré (avec un arrière-plan) ou recadré (sans arrière-plan). Si le document est envoyé non recadré, notre API est capable de recadrer le document lui-même. Le SDK Klippa peut également être utilisé pour améliorer la qualité de l’image.
2. Conversion de l’image au texte
Une fois reçu par le moteur OCR, le document est automatiquement converti en un fichier texte (TXT). Dans cette phase, tout le texte du document est extrait, mais il n’a pas encore été traité et structuré.
3. Traitement des données
Dans la troisième étape, le traitement supplémentaire des données a lieu. Le moteur OCR reconnaît les champs du document. Dans le cas d’une facture, le moteur est capable de reconnaître des champs tels que le numéro de facture, le nom du commerçant, les coordonnées du client, le numéro de TVA, et bien d’autres encore.
4. Conversion au format JSON
Dans la dernière étape, l’analyseur syntaxique de Klippa prend le fichier TXT et le convertit en données structurées (généralement JSON), avec l’aide de l’IA et du machine learning. À partir de là, le document peut facilement être traité dans le logiciel d’entreprise.
Une conversion rapide et précise
La solution OCR intelligente de Klippa convertit les factures et les reçus en données structurées en quelques secondes. La vitesse de conversion se situe en moyenne entre 1 à 5 secondes par document. Avec Klippa, le copier-coller manuel est remplacé par l’OCR.
La précision de notre technologie est supérieure à 95%. La saisie manuelle des données a une précision nettement inférieure et coûte beaucoup plus de temps.
Quels autres types de documents peuvent être traités par le moteur d’OCR ?
Outre les factures, les types de documents suivants peuvent également être traités par notre moteur OCR :
- Bons de livraison
- Documents de transport et d’expédition
- Bons de commande
- Documents spécifiques
Contactez Klippa et découvrez nos solutions d’extraction de données applicables aux documents spécifiques à votre secteur d’activité, ou pour toute autre question.
Intégration de l’OCR dans le système ERP
De plus en plus de sociétés de logiciels d’entreprise s’orientent vers la transformation numérique. Ces entreprises souhaitent se démarquer de la concurrence et choisissent des technologies efficaces pour ajouter de la valeur à leur système. La technologie OCR de Klippa est une de ces solutions. Heureusement, l’intégration du moteur OCR dans le système ERP ou comptable est très simple.
Grâce à notre documentation API structurée, l’intégration de la technologie OCR dans le logiciel d’entreprise est très simple. Si vous souhaitez en savoir plus sur le processus, ou si vous avez des questions spécifiques sur la technologie, contactez l’un de nos spécialistes produits. Vous pouvez le faire en programmant une démonstration, ou en nous contactant par e-mail : [email protected].