Du Gagnant-Gagnant pour tous les agents !

Du Gagnant-Gagnant pour tous les agents !

Amener une entreprise au succès est une mission non des moins difficiles. Il faut constamment s’assurer que la production respecte le budget, que la croissance reste positive, que les employés de plus en plus nombreux continuent à s’améliorer et surtout sans désaccord entre eux. L’une des raisons principales de mésentente est liée aux procédures qui génèrent des charges de travail inutiles pour deux parties ou plus. Mais dans quelles mesures un service exécute des tâches qui finalement alourdissent le travail d’autres services au sein de la même entreprise ?

Prenons un exemple

Le département commercial est constitué de personnes en charge de développer l’activité de l’entreprise en réalisant des ventes. Ces employés sont constamment en quête de nouvelles opportunités de faire grandir l’entreprise. Cela les conduit dans la majorité des cas à réaliser des dépenses au nom de leur employeur, pour ensuite en demander le remboursement. Néanmoins, ce processus en tant que tel requiert que les commerciaux gardent une preuve physique de leur dépenses, notamment reçus et factures, afin de justifier leurs notes de frais. Il s’agit ici d’un exemple de charge de travail inutile incombée aux équipes commerciales qui perdent un temps précieux à rassembler des reçus, au lieu de se concentrer sur leur activité de ventes.

Sur le même principe

Le département financier est quant à lui constitué de personnes en charge de la planification, la comptabilité, l’organisation et le contrôle de gestion des finances de l’entreprise. L’une de leurs missions vise à s’assurer que les dépenses des commerciaux sont remboursées en temps et en heure, pour ensuite inscrire l’ensemble des informations pertinentes dans le journal comptable. Cette pratique se révèle chronophage dans la mesure où les données sont saisies manuellement, ce qui conduit le département financier à subir une charge de travail encore une fois inutile et sans vraie valeur ajoutée. Ces tâches, répétitives et frustrantes, empêchent les employés de se concentrer sur des missions plus stratégiques pour leur entreprise.

Gagnant-Gagnant !

Pour faire face à cette situation plus que contraignante, Klippa a fait appel à toutes ses capacités et connaissances. Nous avons mis au point la solution la plus simple que vous puissiez imaginer ! Il nous a fallut en effet implémenter un moteur OCR dans une application mobile qui permet aux équipes commerciales de soumettre leur notes de frais en prenant tout simplement une photo via leur smartphone. Notre système extrait automatiquement toutes les infos pertinentes : montant HT et TTC, TVA, fournisseur… et les transmet au département financier. Ce dernier n’a plus qu’à approuver ou refuser la note de frais en un clic, à travers notre web app. Un clic de plus, et le tout est automatiquement enregistré dans le journal comptable. Tout ça grâce à notre logiciel de gestion des dépenses.

Nous en sommes fiers. Pourquoi ? Parce qu’avec un seul outil, on règle le problème de deux services. Si ça c’est pas du gagnant-gagnant !

Vous voulez voir notre outil en pratique ? N’hésitez pas à planifier une démo ci-dessous, ou à nous contacter directement.

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