Conserver les reçus peut engendrer beaucoup de frustration. Juste avant la déclaration de TVA, la panique s’installe car “où est passé ce fameux reçu” ? Et qu’est-ce qui était écrit exactement sur ce reçu délavé et illisible ?
Toutes les dépenses d’une entreprise doivent être traitées dans les archives comptables. Il est donc également important de conserver les reçus de manière sûre et solide. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’argent. Suivez nos trois conseils pour simplifier votre conservation des reçus.
Pourquoi conserver ses reçus
Avant de passer aux conseils, il est important de comprendre pourquoi vous devez conserver vos reçus. La raison la plus importante est que vous devez vous conformer aux réglementations en matière de comptabilité, telles que la tenue de registres et leur conservation pendant une certaine période.
Aux Pays-Bas, par exemple, il existe une obligation légale de conservation de 7 à 10 ans pour les entreprises et les indépendants. Cela s’explique par le fait que les comptes doivent pouvoir être contrôlés.
Si vous ne respectez pas cette réglementation, vous pouvez être condamné à une lourde amende. Il est donc très important de conserver les reçus !
Les reçus perdent en lisibilité avec le temps
Il est important de conserver correctement les reçus car, avec le temps, ils s’effacent, voire deviennent totalement illisibles. Mais comment cela est-il possible ?
Les reçus sont imprimés sur du papier thermique. Lorsqu’il est exposé à la lumière du soleil, au frottement, à l’humidité, à la graisse et à la chaleur, le papier se décolore, rendant les lettres illisibles. Par conséquent, ne conservez pas vos reçus dans des portefeuilles en cuir et des pochettes en plastique. Dans tous les cas, veillez à les conserver dans un endroit sombre et frais.
Bien conserver vos reçus : conseils
La conservation des reçus obéit à certaines règles. Assurez-vous de le faire de la bonne manière, car un mauvais stockage peut vous coûter de l’argent et du temps. Pour éviter cela, nous avons préparé quelques conseils pour vous.
Conseil n°1 : Enregistrez vos reçus sous forme numérique
Comme indiqué précédemment, les reçus s’effacent rapidement dans votre portefeuille. Ainsi, vos reçus ne parviendront pas à atteindre la période de conservation. Par conséquent, sauvegardez de préférence vos reçus et vos factures sous forme numérique.
Le stockage numérique peut se faire en faisant une copie ou en prenant une photo du reçu.
Conseil n° 2 : Prévoyez un moment précis pour traiter vos reçus
Choisissez un moment précis pour traiter tous vos reçus et respectez-le. Ne laissez pas les reçus attendre jusqu’à la dernière minute. En traitant les fréquemment, vous n’aurez qu’un nombre raisonnable de reçus à analyser. Une fois la déclaration de TVA demandée, vous n’aurez pas une pile de document qui vous attendra.
Ce qui fonctionne encore mieux, c’est de traiter les reçus dès leur réception. Cela évite qu’ils ne disparaissent au fond de votre sac ou de votre poche et ne se froissent avant que vous ayez eu le temps de les traiter.
Conseil n° 3 : Choisissez un bon module de traitement des reçus
Vous souhaitez réellement vous faciliter la tâche ? Assurez-vous d’avoir un bon module de traitement des reçus. Avec un logiciel comme Klippa, tout ce que vous avez à faire est de prendre une photo du reçu. Téléchargez ce reçu via l’application, un e-mail ou un navigateur web, et les données seront automatiquement extraites par la technologie OCR intégrée.
En numérisant vos documents financiers, vous ne perdrez plus aucun reçu, chaque document reste lisible et vous pouvez l’intégrer à votre système ERP ou de comptabilité.
Enregistrez facilement vos reçus sous forme numérique avec Klippa
Lorsque vous enregistrez vos reçus sous forme numérique, il est important que l’original soit affiché complètement et correctement. Avec la solution de Klippa, respectez toutes les règles fixées par l’administration fiscale. Vous prenez une photo du reçu, après quoi la technologie OCR lit les données qui y sont inscrites.
Grâce à une connexion API, vous pouvez facilement intégrer Klippa à votre système comptable ou ERP. Les reçus sont conservés pendant de très nombreuses années dans l’environnement en nuage.
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Curieux de savoir comment votre entreprise peut utiliser la solution Klippa pour sauvegarder les reçus ? Nos spécialistes produits se feront un plaisir de vous l’expliquer.
N’hésitez pas à nous contacter ou à programmer une démonstration en ligne à l’aide du formulaire ci-dessous. Dans cette démo, vous aurez une image claire de la sauvegarde des reçus avec le logiciel de Klippa au sein de votre organisation.