Η διαδικασία του Εξοδολογίου

Η διαδικασία του Εξοδολογίου

Η ικανοποίηση των υπαλλήλων έχει άμεσο αντίκτυπο στον τρόπο με τον οποίο εκτελούν τον ρόλο τους και επιπλέον τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η εταιρεία. Η διατήρηση υψηλών επιπέδων ικανοποίησης μεταξύ των εργαζομένων μπορεί να εξασφαλίσει υψηλότερα επίπεδα παραγωγικότητας μεταξύ αυτών. Ένα σημαντικό καθήκον που οι περισσότεροι από τους εργάτες δεν δίνουν προσοχή και ταυτόχρονα προκαλεί δυσαρέσκεια στους υπαλλήλους είναι η αποζημίωση για εταιρικά έξοδα. Πολύ συχνά, η διαδικασία της επιστροφής εξόδων δεν είναι καλά αναπτυγμένη και οι εργοδότες δεν δίνουν μεγάλη προσοχή στη βελτιστοποίηση της. Ως αποτέλεσμα, η επιστροφή διαρκεί έως και 30 ημέρες και κοστίζει παραγωγικό χρόνο για το τμήμα οικονομικών, λόγω επαναλαμβανόμενων διαδικασιών και μη αυτόματων καταχωρίσεων.

Πως είναι σήμερα, λοιπόν, η διαδικασία αποζημίωσης:

  1. Πρώτα απ ‘όλα, ο εργαζόμενος ξοδεύει χρήματα για λογαριασμό της εταιρείας. Αυτό το βήμα αφορά την καταχώρηση της δαπάνης. Με τα φυσικά παραστατικά (αποδείξεις) όλων των εταιρικών εξόδων που πραγματοποίησε ο εργαζόμενος, ο εργαζόμενος πρέπει να συμπληρώσει ένα εβδομαδιαίο, συνήθως, έντυπο που δηλώνει τον τόπο, τον έμπορο, τη συναλλαγή και το ποσό που δαπανήθηκε.
  2. Ο Διευθυντής του αντίστοιχου τμήματος πρέπει να επεξεργαστεί τον όγκο των υποβολών. Οι υπάλληλοι έχουν επίσης επισυνάψει τις αποδείξεις, έτσι ώστε να υπάρχει ήδη επαρκής ποσότητα εγγράφων υπό επεξεργασία. Αυτό το βήμα αφορά την επεξεργασία και την έγκριση ή τη μη των δαπανών. Αν εγκριθεί η δαπάνη, είμαστε τώρα έτοιμοι να προχωρήσουμε.
  3. Ο Διευθυντής του Τμήματος πρέπει να υποβάλει στην ελεγκτική υπηρεσία το εγκεκριμένο έξοδο με όλες τις σχετικές αποδείξεις. Το Τμήμα Λογιστικής αναλαμβάνει από εδώ και πέρα. Κάνει την εισαγωγή των εξόδων και πρέπει να βεβαιωθεί ότι ο υπάλληλος θα πάρει πίσω τα χρήματα που ξόδεψε, με την επόμενη μισθοδοσία του. Αν η συνολική διαδικασία εκτελεσθεί σωστά και χωρίς ανθρώπινα σφάλματα, ο υπάλληλος θα πρέπει να περιμένει έως και 30 ημέρες για να παραλάβει τα χρήματα του. Θα ήταν καλό να σημειωθεί η εισαγωγή δεδομένων από το λογιστήριο για έναν μόνο υπάλληλο διαρκεί 30 έως 40 λεπτά.

Αυτό είναι ένα μακρύ ταξίδι. Πάρτε ένα λίγο χρόνο και δείτε τη διαδικασία ως εργοδότης. Κοιτάξτε όλες αυτές τις πολύτιμες ώρες εργασίας που χάθηκαν στα 3 διαφορετικά βήματα από τα τρία διαφορετικά τμήματα. Μια πολύ ενδιαφέρουσα προσέγγιση αυτού του προβλήματος θα ήταν η ψηφιοποίηση της όλης διαδικασίας του εξοδολογίου.

Εμείς στην Κλίππα

Το μαντέψατε σωστά. Εμείς στην Klippa έχουμε μια λύση και σε αυτή τη διαδικασία. Με το λογισμικό Διαχείρισης Εξόδων, οι εργαζόμενοι μπορούν να τραβήξουν μια φωτογραφία της απόδειξης, και εμείς με OCR εξάγουμε όλες τις σχετικές πληροφορίες γι ‘αυτούς. Έτσι απλά, μέσω του λογισμικού μπορούν να υποβάλουν τα έξοδά τους για έγκριση. Για τον Διευθυντή του τμήματος είναι ένα μόνο κλικ. Αυτόματα το λογιστικό τμήμα θα λάβει όλα τα δεδομένα αλλά και μία φωτογραφία της δαπάνης, ώστε να μπορούν επίσης να κάνουν την επαλήθευση. Δεδομένου ότι τα στοιχεία είναι ήδη ψηφιακά τώρα, μπορούν επίσης να ενσωματωθούν εύκολα στο λογιστικό σύστημα και να χρεωθούν ή να πιστωθούν στους αντίστοιχους λογαριασμούς στο ημερολόγιο.

Ακούγεται εύκολο γιατί είναι πραγματικά εύκολο! Στείλτε μας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση support@klippa.com ή προγραμματίζουμε ένα demo παρακάτω, ώστε να συζητήσουμε όλη την ερώτηση που έχετε.

Image Map WordPress builder