Welkom bij de Klippa Declaratiemanager

Vanaf nu start ook jullie bedrijf met digitaal declareren. Goed bezig! Dit document zal je helpen met het instellen van de Klippa Declaratiemanager. Stap voor stap worden de te ondernemen acties beschreven. Mocht je ergens niet uit komen, aarzel dan niet op hulp te zoeken bij ons. We geven je ondersteuning via support@klippa.com.

Klippa Declaratiemanager is te gebruiken in iedere moderne browser via https://app.klippa.com/

Wanneer je daar inlogt met het account van je bedrijfs-e-mail kun je rechtsboven in het menu wisselen naar “zakelijk”. Op de derde pagina wordt het stappenplan doorgelopen om een bedrijfsaccount in te stellen.

Zakelijke gebruikers van Klippa profiteren automatisch van automatische tekstherkenning van de aankoopbewijzen. Klippa zorgt dat de verkoper, datum, het totaalbedrag, het btw-bedrag en het btw-percentage automatisch worden aangevuld.

Exporteren van bonnen kan naar meerdere bestandformaten. Vanuit het scherm van de declaratiemanager kun je één of meerdere bonnen selecteren en die vervolgens exporteren door op de exporteren-knop te klikken, rechts onderin het scherm.

Via de Apple Appstore en Google Playstore is de mobiele app te downloaden. Met de app kunnen alle medewerkers hun aankoopbonnen digitaal aanleveren. Op pagina 5 vind je meer informatie over hoe werknemers declaraties kunnen indienen.

Zo wissel je naar de Declaratiemanager-omgeving

Alle declaraties komen op één centraal binnen en de status is voor beide partijen zichtbaar

Alle declaraties kunnen worden geëxporteerd om in te boeken in boekhoudsoftware of ter naslagwerk. De indeling van kolommen kan worden bepaald door ze te slepen of te verwijderen met het kruisje. Optioneel kan de downloadlink naar het export-bestand direct gedeeld worden via e-mail.

Bedrijfsaccount instellen

1. Onder het tabblad Algemeen stel je een aantal standaardwaarden voor het bedrijf in.
- Titel label is wat jouw bedrijf gebruikt als unieke sleutel om werknemers te identificeren, bijvoorbeeld p-nummer, ID of Functie.
- Aan de rechterkant kun je optioneel verbinden met je boekhoudpakket, als je gebruik maakt van Exact Online. Voor andere boekhoudprogramma’s kun je gebruik maken van de CSV-export.
- Vergoeding per kilometer wordt gebruikt om de vergoeding bij een kilometerdeclaratie te berekenen.

2. Onder het tabblad Groepen worden groepen gemaakt om werknemers in te delen en zijn alleen zichtbaar voor de Declaratiemanager. Voorbeelden hiervan zijn: ‘Bestuur’, ‘Consultants’ en ‘Sales’.
- Via de plus-button rechtsonder wordt er een groep aangemaakt. Met behulp van groepen kunnen werknemers declaraties doen in bepaalde categorieën, die al dan niet voor alle werknemers beschikbaar zijn.
- Groep code is een unieke sleutel die niet getoond wordt aan de werknemer, maar alleen gebruikt wordt voor de administratie.
- Met het vinkje onder Actief kan een groep (tijdelijk) worden in- en uitgeschakeld.

3. Onder het tabblad Categorieën worden declaratiecategorieën aangemaakt.
- Via de plus-button rechtsonder wordt er een categorie aangemaakt. Door op het potloodje te klikken kun je de waarden van een categorie aanpassen. Door het gebruik van duidelijke categorieën is het gemakkelijk om de aard van de declaratie aan te duiden.
- Categoriecode is een unieke sleutel die niet getoond wordt aan de werknemer, maar alleen gebruikt wordt voor de administratie.
- Onder Groep(en) worden de categorieën beschikbaar gemaakt voor verschillende groepen.
- De omschrijving wordt getoond aan de medewerkers, zodat ze weten voor welke doeleinden de declaratiecategorie gebruikt kan worden.
- Met het vinkje onder Actief kan een categorie (tijdelijk) worden in- en uitgeschakeld.

4. Onder het tabblad Gebruikers worden werknemers toegevoegd en worden er rechten toegevoegd.
- Via de plus-button rechtsonder worden er ofwel één voor één gebruikers aangemaakt, ofwel een lijst gebruikers geïmporteerd. Door op het potloodje te klikken kun je de waarden van een gebruiker aanpassen.
- De naam van een gebruiker kan later nog worden aangepast door de werknemer zelf.
- Wanneer het e-mailadres is ingevuld wordt er een activatielink naar dat adres gestuurd, waarna de gebruiker direct aan de slag kan.
- Onder Groepen wordt de gebruiker toegevoegd aan de eerder aangemaakte groep(en).
- Met het vinkje onder Manager krijgt de gebruiker de mogelijkheid om declaraties te keuren.
- Met het vinkje onder Admin krijgt de gebruiker de mogelijkheid om bedrijfsinstellingen aan te passen.
- Met het vinkje onder Actief kan het account van een gebruiker (tijdelijk) worden in- en uitgeschakeld.
- Met het vinkje onder E-mail geactiveerd is zichtbaar of een gebruiker zijn account al heeft geactiveerd.

Instellingenscherm van de Declaratiemanager. Via de tabbladen wissel je tussen de menu’s.

Declaraties indienen

Wanneer de gebruikers zijn toegevoegd, krijgen de desbetreffende personen een e-mail van Klippa met daarin een link om hun account te activeren. Vervolgens kan hij/zij zelf een wachtwoord aanmaken en persoonlijke instellingen wijzigen zoals taal of de standaardwaarde voor valuta. Gebruikers kunnen een bon toevoegen door middel van de plus-knop rechts onderin. Daar kan de gebruiker kiezen uit een vijftal opties om een bon toe te voegen:

1. Ritdeclaratie op basis van kilometers
2. Een document op je lokale opslagapparaat
3. Een eerder gemaakte foto uit de galerij
4. Een foto maken met behulp van de camera
5. Zelf tekst invoeren, zonder een bon toe te voegen

Vervolgens komt de gebruiker in een scherm waar hij/zij alle gegevens van de bon en de declaratie kan inzien en aanpassen.

Door middel van het delen-icoon kan de gebruiker de bon indienen ter declaratie (afbeelding links). Vervolgens wordt de status van de declaratie weergegeven in het overzicht (afbeelding rechts). Wanneer de Declaratiemanager de status van de declaratie verandert krijgt de medewerker een melding in zijn/haar inbox.

Ook kan de gebruiker onder het delen-icoon kiezen om zijn bonnen te exporteren. Daar krijg je de keuze tussen drie bestandformaten die vervolgens te downloaden zijn op het lokale apparaat.

Veel plezier bij het gebruik van Klippa en Klippa Declaratiemanager!

- Team Klippa

Details van een bon, met het delen-icoon geselecteerd.

Startscherm van de gebruiker, met het toevoegen-icoon geselecteerd.