Die digitale Buchhaltung spart Ihrem Unternehmen eine Menge Kosten und Zeit. Die Digitalisierung ist ein globaler Trend, weshalb alles schneller erledigt werden kann. Das gilt auch für die Buchhaltungsprozesse in Unternehmen, die mehr und mehr auf eine digitale, papierlose Buchhaltung umsteigen.
Aber wie stellen Sie sicher, dass der arbeitsintensive Prozess in einen effizienten umgewandelt wird, der sowohl Kosten als auch Zeit spart? Außerdem stellt sich die Frage, ob eine digitale Buchhaltung für Ihr Unternehmen überhaupt sinnvoll ist? Die Antworten auf diese und weitere Fragen erhalten Sie in diesem Blog.
Warum ist es wichtig, im Jahr 2024 digital zu sein?
Viele Unternehmer bewahren ihre Eingangs- und Ausgangskonten immer noch in getrennten Ordnern auf, der Steuerberater kommt einmal im Jahr vorbei, er oder sie geht dann diese Ordner für die Steuererklärung durch.
Erkennen Sie Ihr Unternehmen in diesem Prozess wieder? Wenn ja, könnte es sehr viel effizienter sein!
9 Gründe für ein digitales Rechnungswesen
Unter den vielen Gründen, die für eine Digitalisierung der Buchhaltung sprechen, sind einige der überzeugendsten:
- Zeitsparend;
- Weniger fehleranfällig;
- Weniger Betrug;
- Platzsparend;
- Besser für die Umwelt;
- Mit einer digitalen Buchführung werden Sie nie wieder ein Dokument verlieren;
- Die Integration mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem ist möglich;
- Behalten Sie einen klaren Überblick;
- Immer und überall Einblick in Ihre finanzielle Situation.
Zeitsparend
Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, müssen Sie keine Zeit mehr damit verbringen, Daten zwischen verschiedenen Systemen zu übertragen. Früher mussten Sie die Daten manuell übertragen, indem Sie die Belege und Rechnungen kopierten oder neu abtippten.
Außerdem muss Ihr Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer weniger Zeit mit der Durchsicht Ihrer Unterlagen verbringen. Vor allem, wenn Sie Ihre Finanzunterlagen mit Ihrem Buchhaltungssystem verknüpft haben, funktioniert dies viel effizienter.
Weniger fehleranfällig
Alle Aufgaben, an denen Menschen beteiligt sind, können leider Fehler enthalten. Das gilt auch für die Buchhaltung. Daten können fehlen oder falsch verbucht sein.
Wenn Sie Ihre Finanzunterlagen mit OCR-Software für Rechnungen digitalisieren, werden manuelle Fehler in Feldern wie Kontonummern und Beträgen nicht mehr gemacht.
Weniger Betrug
Bei der Arbeit mit Papierunterlagen können doppelte Rechnungen eingereicht werden. Durch die Digitalisierung der Unterlagen kann das System hingegen doppelte und fehlerhafte Rechnungen erkennen und eine Warnung ausgeben. Unser System ist beispielsweise in der Lage, mit Photoshop bearbeitete Rechnungen zu erkennen.
Platzsparend
Große, volle Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. Sie speichern Ihre Finanzunterlagen einfach in der Cloud! Auf diese Weise ist es fast unmöglich, sie zu verlieren, selbst wenn ein Feuer ausbricht. Außerdem halten Sie immer die Buchhaltungsvorschriften ein, wie z. B. das Führen von Aufzeichnungen und deren Aufbewahrung über einen bestimmten Zeitraum hinweg.
Besser für die Umwelt
Eine papierlose Buchhaltung spart auf lange Sicht viel Papier. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, Sie sparen auch eine Menge Geld für Papier, Tinte und Umschläge.
Mit einer digitalen Buchhaltung werden Sie nie wieder ein Dokument verlieren
Eingehende Dokumente werden sofort mit einer OCR-Lösung gescannt und landen dann automatisch in der Cloud.
Mit der digitalen Buchhaltung wird das Speichern von Belegen und Rechnungen viel einfacher. Sie werden nie wieder ein Dokument verlieren, und können Ihre Unterlagen außerdem sofort in der Cloud abrufen.
Die Integration mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem ist möglich
Digitale Systeme können oft über eine API-Verbindung in ERP- oder Buchhaltungsprogramme integriert werden. Durch diese Verbindung werden die Daten von Belegen und Rechnungen automatisch in Ihr System geladen.
Klare Übersicht
Da die Daten automatisch in das Buchhaltungssystem geladen werden, müssen Sie nicht mehr selbst rechnen, um zu sehen, wie es um Ihr Unternehmen steht. Durch die Digitalisierung Ihrer Finanzunterlagen können Sie immer genau sehen, wie viel Geld Sie einnehmen oder ausgeben. Das Interpretieren Ihrer eigenen Daten gehört somit der Vergangenheit an.
Immer und überall Einblick in Ihre finanzielle Situation
Da Ihre Unterlagen in der Cloud verfügbar sind, können Sie jederzeit und überall auf Ihre Daten und Dateien zugreifen. Dies ist vor allem praktisch, wenn Sie nicht vor Ort arbeiten und nur etwas nachschlagen wollen.
Der Einstieg in die Digitalisierung der Buchhaltung in 3 Schritten
All diese Vorteile klingen gut, oder? Mit der digitalen Buchhaltung können Sie bis zu 70 % an Bearbeitungszeit einsparen. Deshalb sollten Sie Ihre Unterlagen so schnell wie möglich digitalisieren. Warten Sie nicht bis zum nächsten Kalenderjahr und legen Sie jetzt den Grundstein für Ihre digitale Buchführung!
1. Automatisieren Sie die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Quittungen
Entscheiden Sie sich für Klippa SpendControl und vermeiden Sie das wiederholte Abtippen von Rechnungen und Belegen. Unsere Software zur Digitalisierung Ihrer Belege liest die Daten automatisch aus den Dokumenten aus und verhindert so Fehler.
Die integrierte OCR-Technologie erkennt die folgenden Daten auf Rechnungen und Quittungen:
- Rechnungs- und Belegnummern;
- Eingangs- und Rechnungsdatum;
- Mehrwertsteuerbeträge;
- Mehrwertsteuerprozentsätze;
- Name des Händlers
- Gesamtbeträge;
- Fälligkeitstermine;
- Einzelpositionen;
- Und viele weitere Datenfelder
Außerdem erkennt das System mögliche Fehler auf den Rechnungen und ist selbstlernend. Mit der Zeit wird das System also immer intelligenter. Die Eingabe von Quittungen und Rechnungen ist so einfach wie ein Foto und die Eingabe in die App oder den Webbrowser.
2. Konfigurieren Sie mehrere Genehmigungsstufen in Ihrem Arbeitsablauf
Rechnungen müssen in der Regel genehmigt werden, bevor sie eingereicht werden. Die manuelle Unterzeichnung ist zeitaufwändig, weshalb Sie diese vermeiden möchten. Mit einem digitalen Genehmigungssystem von Klippa können Sie dieses Problem leicht lösen. Denn das System stellt automatisch sicher, dass die Rechnungen die richtigen Personen erreichen, wenn Sie einmal den richtigen Workflow eingerichtet haben.
Diese Personen genehmigen oder lehnen die Rechnung dann mit wenigen Mausklicks ab, unterstützt durch eine automatische Betrugserkennung. Nach der Genehmigung wird die Rechnung an die Finanzabteilung weitergeleitet, wo sie in das digitale Buchhaltungssystem eingegeben wird.
3. Integrieren Sie das System mit Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware
Integrieren Sie Klippa ganz einfach mit Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware über eine unserer Direktintegrationen. Die API-Verbindung ermöglicht es Ihnen, Spesenabrechnungen und Rechnungen in Ihrer aktuellen Software zu empfangen, zu verarbeiten und zu digitalisieren.
Die Daten aus der Finanzbuchhaltung werden so einwandfrei, schnell und übersichtlich in der von Ihnen gewählten Software angezeigt. Sollte die API-Verbindung mit Ihrem Buchhaltungsprogramm nicht möglich sein, so können die Daten dennoch über unsere intelligente Import-Export-Funktionalität geladen werden.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder planen Sie eine kostenlose Demo
Möchten Sie gerne mehr über die verschiedenen Möglichkeiten einer digitalen Buchhaltung für Ihr Unternehmen wissen? Die Spezialisten von Klippa erzählen Ihnen gerne mehr über die Lösungen, die wir anbieten.
Vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose Demo mit dem unten stehenden Formular oder senden Sie eine E-Mail an [email protected]. Digitale Buchhaltung wird mit Klippa einfacher. Unsere Produktspezialisten informieren Sie gerne darüber, wie Ihr Unternehmen digital werden kann.