Ben je ondernemer of werk je op een financiële afdeling? Dan is het voor je bedrijf van vitaal belang om je financiële processen te digitaliseren. Althans, als je dat nog niet hebt gedaan. COVID-19 slingert ons rechtstreeks het digitale tijdperk in, de noodzaak om op afstand te werken is groter dan ooit. Stop daarom met het handmatig invoeren van onkosten/facturen en het fysiek inleveren van formulieren en start met het gebruiken van onze handige Klippa-tool.
De uitbraak van het COVID-19-virus en de schadelijke gevolgen voor de wereld had niemand kunnen voorzien. Het ergste gevolg is natuurlijk het verlies van mensenlevens. Maar de economie krijgt het ook te verduren, met winkels en restaurants die sluiten, mensen die thuis blijven en zelfs bedrijven die failliet gaan. Als bedrijven willen overleven en financieel gezond willen blijven in tijden van dalende sales, is het belangrijk dat ze hun interne processen serieus onder de loep nemen.
Noodgedwongen thuiswerken
Nu overheden wereldwijd hun inwoners aanmoedigen om binnen te blijven en sommigen zelfs een volledige lockdown implementeren, worden bedrijven gedwongen om op afstand te werken. Door de situatie waar we ons in bevinden, stijgt de behoefte aan digitalisering enorm, zo zei ook de Singaporese minister van Communicatie en Informatie tegen een nationale krant. En het gaat niet alleen om videoconferenties met je collega’s, maar ook om de financiële administratie.
Het administratief verwerken van inkomsten en uitgaven in tijden van COVID-19 kan moeilijk blijken voor organisaties die hun processen niet gedigitaliseerd hebben. Zo kan het zijn dat hun boekhoudsysteem niet in de cloud zit, of dat medewerkers hun bonnetjes nog fysiek moeten inleveren. Bij de meeste financiële processen zijn veel stakeholders betrokken, zoals financiële experts, inkopers, leveranciers en medewerkers: sommigen sturen facturen en anderen declareren weer onkosten. Deze kosten hebben een handtekening of ander bewijs van goedkeuring nodig. En in de huidige omstandigheden is het bijna onmogelijk om niet op afstand te werken, dus daar moet wel iets op gevonden worden.
Zelfs wanneer het straks weer veilig is om terug te gaan naar het kantoor, zal digitalisering een essentieel onderdeel uitmaken van de overlevingsstrategie van veel bedrijven. De wereldeconomie zal er niet meer zo uitzien als voorheen en velen zullen moeten zoeken naar manieren om kosten-efficiënter te worden. Het digitaliseren van het uitgaven– en factuurbeheer kan bedrijven tot 70% aan administratietijd besparen.
Maar is het nu niet moeilijk om processen te veranderen?
Je bent waarschijnlijk thuis en leest dit artikel op je laptop of telefoon. Je vraagt je misschien af hoe de financiële processen gedigitaliseerd kunnen worden als je niet naar kantoor kunt gaan en daar fysiek iets kunt implementeren. Gelukkig is dat niet nodig. Sterker nog, je hoeft nauwelijks iets te doen. Klippa kan je processen en workflows op afstand digitaliseren, en we kunnen dit in slechts enkele dagen doen. Niet alleen kunnen je collega’s en stakeholders op afstand (en veilig) werken, de tijd die aan deze processen wordt besteed zal ook daadwerkelijk afnemen, waardoor je bedrijf kostbare tijd en geld bespaart.
Hoe het werkt
Eerst bespreken we je financiële processen en hoe we deze het beste kunnen verbeteren. De volgende stap is de implementatie van onze tool voor uitgavenbeheer en/of onze tool voor factuurbeheer en de integratie ervan met het boekhoudsysteem waarmee je organisatie werkt. Als je organisatie gebruik maakt van een partner-boekhoudsysteem zoals Afas, Exact, Unit4 of SAP by Design, verloopt de integratie naadloos. Als de installatie en implementatie afgerond zijn, kunnen je collega’s hun administratie tot 70% sneller – en veiliger – doen.
De voordelen:
- Veilig werken vanuit huis: onze Klippa App kan overal en altijd worden gebruikt.
- Versnel het administratieve proces tot 70%.
- Inzichtelijk dashboard voor managers met uitgavenpatronen van medewerkers
- Google Maps-integratie: geen handmatige reiskostenberekeningen meer
- Automatische opsporing van duplicaten van fraude
- Efficiëntere autorisatie met digitale workflow
- Compliance-proof goedkeuringsproces met audit trails
- Tijd- en kostenefficiëntie
- Geen hersendodende administratieve taken meer voor jou of je collega’s.
Even een kop koffie? (op afstand)
We willen je graag helpen om veiliger en efficiënter zaken te doen. Om elkaar beter te leren kennen, willen we graag in contact met je komen. Je kunt ons telefonisch bereiken (050 211 1631), maar je kunt ook een korte demo plannen waarin we uitleggen hoe ons product werkt en wat we voor je kunnen betekenen. Wil je graag nog meer informatie over de invloed van Corona op digitalisering in Nederland? Lees dan ons onderzoek.
