Inkomende factuurstroom optimaliseren met Klippa

Inkomende factuurstroom optimaliseren met Klippa

Veel organisaties zien een groei aan inkomende facturen als aanleiding om de factuurstroom te optimaliseren. Facturen die worden aangeleverd in verschillende formats maakt het echter niet makkelijk. Zo levert de één de factuur nog per post, de ander in PDF per mail, en weer een ander in XML. Maar hoe verwerk je deze nu efficiënt in je boekhouding? We praten je kort bij hoe we dit realiseren met Klippa.

Totaaloplossing

Met Klippa hebben we een totaaloplossing voor het digitaliseren van het declaratieproces én de inkomende factuurstroom. Medewerkers kunnen simpelweg hun declaraties via de Klippa app indienen en een digitale autorisatieflow zorgt ervoor dat deze snel en betrouwbaar worden verwerkt in de boekhouding. Meer weten over digitaal declareren? Bekijk dan deze pagina.

Het verwerken van inkomende facturen werkt vergelijkbaar: we creëren een uniek Klippa e-mailadres dat kan worden toegevoegd aan een finance postbus. Elke factuur gericht aan deze postbus wordt automatisch geforward naar Klippa. Wij voegen al deze facturen toe aan het Klippa dashboard en zorgen in een mum van tijd dat alle relevante gegevens op de factuur zijn herkend. Je kunt de facturen via verschillende autorisatielagen accorderen en verwerken in het boekhoudsysteem. Dat ziet er in Klippa als volgt uit:

Verschillende formats

Maar hoe werkt dit precies met de verschillende formats horen we je denken. Wij herkennen automatisch de bestanden uit de mail die geforward is. Mocht er geen bestand zijn toegevoegd, dan scannen we de losse tekst van de mail. De facturen op papier kun je als bundel via de scanner versturen naar het unieke Klippa e-mailadres. Via een ingebouwde documentsplitter kun je deze als losse regels in Klippa neerzetten. Ook hiervoor geldt dat alle gegevens automatisch worden herkend.

Welke voordelen geeft dit mij precies?

Het digitaliseren en automatiseren van inkomende facturen bespaart je enorm veel tijd. Door de ingebouwde scan en herken functie in Klippa is het overtypen van gegevens namelijk niet meer nodig. Naast de tijdsbesparing verlaag je ook nog eens de foutmarge. Handmatig werk is zeer foutgevoelig en onze scan en herken technologie is bijna 100% accuraat. Bovendien wordt het overtypen van gegevens door goed opgeleide medewerkers vaak als frustrerend en onnodig werk ervaren. Kortom: Met een gedigitaliseerd proces werk je sneller, nauwkeuriger en geef je jouw personeel meer ruimte voor werkzaamheden die meer denkwerk vereisen. 

Krijgt jouw organisatie op veel verschillende manieren facturen binnen en sta je open dit proces te optimaliseren? We denken graag met je mee! Stuur ons een berichtje op support@klippa.com of plan hieronder een demo in met een van onze productspecialisten.