Hoe factureer en registreer je reiskosten als ZZP'er?


Categorie: Informatief
Laatst bijgewerkt: 2018-10-30 14:15:56

Als ZZP’er kun je vaak onderweg zijn. Naar je kantoor, je werkplek, of naar je klanten en opdrachtgevers. Reiskosten zijn onderdeel van de vergoeding voor je geleverde prestaties. Maar hoe factureer en registreer je deze kosten eigenlijk? Dit is voor veel ZZP’ers een lastige vraag en een tijdrovende klus. In deze blogpost laten we zien hoe eenvoudig het kan zijn.

Reiskosten verwerken in je uurtarief

Als ZZP’er kun je je reiskosten verwerken in het uurtarief. Een gangbare oplossing hiervoor is de reiskosten als onkosten voor je bedrijf te rekenen. Als gevolg heb je minder administratief werk en voorkom je vervelende discussies met je opdrachtgevers. Echter, niet elke opdrachtgever gaat hiermee akkoord...

Reiskosten apart factureren

Een andere manier is om je reiskosten op de factuur te verwerken. Veel opdrachtgevers vinden dit prettig, omdat de verschillende kosten duidelijk en overzichtelijk worden weergegeven. Je reiskosten apart factureren is handig als je bijvoorbeeld lange afstanden moet overbruggen, terwijl je dit normaal gesproken niet doet. Je kunt dit op verschillende manieren doen:

1) Een gebruikelijke manier is een kilometervergoeding. Werkgevers mogen hun werknemers namelijk 19 cent per kilometer belastingvrij vergoeden. Dit is echter geen regel, dus je bent vrij om hier andere afspraken over te maken. Wel is het belangrijk dat je de afstand van ritten goed vastlegt met bijvoorbeeld Google Maps.

2) Een andere manier is om je reistijd als werktijd te factureren. Dit kun je bijvoorbeeld doen als je een lange treinreis moet maken en er genoeg faciliteiten zijn om werk te verrichten. Maak hier duidelijke afspraken over, want je werkt misschien minder productief.

3) Je kunt er ook voor kiezen om gemaakte OV-kosten te declareren bij je opdrachtgever. Via deze link kun je eenvoudig een uitdraai maken van je vervoersbewijzen. Deze dien je vervolgens in bij je opdrachtgever. Let op: op openbaar vervoer zit 6 procent BTW. De kosten exclusief BTW reken je door aan jouw opdrachtgever. De BTW mag je uiteraard als voorbelasting verrekenen in je belastingaangifte.

Reiskosten eenvoudig bijhouden in Klippa

Een ding is in ieder geval zeker: als ZZP’er is het belangrijk om goede afspraken te maken met je opdrachtgever. Als je ervoor kiest om reiskosten apart te factureren, is het bijhouden van ritten en kosten een must. Dit kun je doen door een overzicht te maken met daarin het reisdoel, de datum, de kosten, de bestemming en het aantal kilometers. Het bijhouden van je ritten in Klippa is waarschijnlijk een stuk eenvoudiger. Het toevoegen van vervoersbewijzen en ritdeclaraties doe je namelijk binnen een halve minuut. De gewenste ritten kun je vervolgens exporteren naar een door jouw gewenst bestand (o.a. PDF, XLSX, CSV) en in een keer delen met je opdrachtgever.


Wil je meer weten over bijhouden van je reiskosten in Klippa, of heb je een andere vraag? Je kunt altijd contact met ons opnemen via support@klippa.com. Via deze link kun je Klippa Pro alvast 30 dagen gratis proberen!