Waar vroeger het declaratieproces vaak op papier via Excel-fomulieren ging, zien we dat steeds meer bedrijven kiezen voor een digitale oplossing. Dit, om de volledige flow van indienen tot en met verwerken beter te stroomlijnen. Een werkwijze die vaak wordt aangehouden na het digitaliseren van het proces is het ‘digitaal opsparen’ van bonnen en deze indienen als rapporten. Met rapporten behoudt iedereen in de flow namelijk het overzicht en kun je de kosten goed verantwoorden en verwerken in de boekhouding. Echter, werken met rapporten heeft ook nadelen waar niet altijd rekening mee wordt gehouden. In deze blog bespreken we twee valkuilen waar je mogelijk niet bewust van was.
Medewerkers wachten op uitbetaling
Een grote frustratie bij een ouderwets, papieren declaratieproces is dat de uitbetaling vaak lang op zich laat wachten. Vaak is dit ook dé aanleiding waarom er wordt gekozen om het proces anders in te richten. Dat de uitbetaling lang op zich laat wachten ligt natuurlijk ook deels aan de medewerker zelf. Over het algemeen is het zo dat hoe eerder je een declaratie indient des te eerder die wordt uitbetaald. Wacht je ermee tot het laatste moment en dien je een hele bundel aan declaraties in? Dan zit er logischerwijs meer ruimte tussen. De verantwoordelijkheid ligt dus bij de indiener zelf, maar we kunnen ons goed voorstellen dat het opsparen van declaraties efficiënter is als het proces nog op papier gaat. Werk je al met declaratiesoftware en maak je gebruiken van een rapportenfunctionaliteit? Houd dan goed in de gaten wat medewerkers van de uitbetalingstermijn vinden en maak afspraken over wanneer ze de uitbetaling kunnen verwachten. Bij de meeste declaratie-oplossingen wordt er namelijk gewerkt met een rapport voor een bepaalde periode of project. Maar is het logisch dat je moet wachten totdat dit voorbij is als je een groot bedrag voor je baas hebt voorgeschoten?
Piekmomenten voor Finance
Je kunt het je mogelijk voorstellen: alle medewerkers hebben netjes hun bonnetjes via een (digitaal) rapport ingediend bij de betreffende manager die ze op zijn of haar beurt heeft goedgekeurd. Aan jou nu de taak om de betalingen te verwerken zodat de medewerkers worden uitbetaald. Werk je in een kleine organisatie met weinig bonnetjes? Dan kost het je niet zoveel tijd. Zijn er juist veel medewerkers, bonnen en rapporten, dan is het waarschijnlijk andere koek. In dat geval krijg je mogelijk te maken met terugkerende piekmomenten. Maak hier intern duidelijke afspraken over zodat je genoeg tijd kunt reserveren om alle declaraties te verwerken en de medewerkers op tijd hun geld ontvangen.
Boekhouden 2.0 met Klippa
We hebben nu twee valkuilen van rapporten besproken in een digitale declaratie-oplossing. Als declaratiespecialist hebben we hier uiteraard rekening mee gehouden in onze eigen software. Zelf werken we namelijk met moderne rapporten. Medewerkers hoeven geen bonnen op te sparen of rapporten te maken, maar kunnen declaraties te allen tijde indienen. Bij het indienen geven zij de nodige informatie mee, zodat managers en finance medewerkers tijdens het accorderen en verwerken efficiënt te werk kunnen gaan. Zo kan er onder meer gefilterd worden op gebruiker, datum, kostencategorie, kostenplaats, projecten, btw en meer – de filtermogelijkheden zijn oneindig! Hiermee creëer je jouw eigen rapporten, maar blijft het ook mogelijk om een losse declaraties alvast te keuren en verwerken. Zo kun je ervoor kiezen om die ene grote uitgave alvast te verwerken.
Met Klippa zorg je ervoor dat medewerkers tijdig worden uitbetaald, heb je altijd en overal realtime inzicht, en behoud je grip op de te verwerken declaraties. Benieuwd naar hoe dit er in de praktijk uitziet? We laten je Klippa graag zien in een online demo.