Hoe maakt Klippa factuurverwerking & factuurautorisatie sneller?


Categorie: Geen categorie
Laatst bijgewerkt: 2018-12-04 10:05:15


Klippa begon ooit als een app om bonnen te scannen en digitaal te bewaren. De app werd met name gebruikt door consumenten voor garantiebewijzen en door ZZP’ers voor hun administratie. Voor ZZP administraties realiseren we enorme tijdswinst door gebruik te maken van scan en herken. Met de tijd werd de bekendheid van Klippa echter steeds groter. Om die reden kregen we steeds vaker verzoeken van MKB’ers en later ook van corporates. Naast de digitalisering van bonnen zochten ze naar oplossingen om facturen automatisch te verwerken, van accorderen tot boeken. We hebben daarom een heel systeem voor factuurverwerking en factuurautorisatie opgezet. Maar hoe werkt zo’n systeem eigenlijk? En waarom maakt dat het proces sneller en minder foutgevoelig? Dat leggen we je graag even uit!

Wat is factuurverwerking?

Factuurverwerking is het proces van het ontvangen, en eventueel digitaliseren, van een factuur tot en met de boeking in de boekhouding. In veel organisaties komen zowel papieren als digitale facturen binnen, daarom is het digitaliseren soms ook een stap in het factuurverwerkingsproces. De meest tijdrovende stap in het proces is het controleren van de factuur en het overnemen van de factuurgegevens in een boekhoudpakket om een boeking te kunnen maken. Dit zijn per factuur zaken als relatie, datum, bedrag, factuurnummer en btw-waarden. Veel handwerk en daarom een tijdrovende en foutgevoelige klus!

Wat is factuurautorisatie?

Factuurautorisatie is het proces van goedkeuring van een inkoopfactuur. Meestal moet een factuur na binnenkomst door een of meerdere medewerker(s) (vaak managers) goedgekeurd, ook wel geautoriseerd of geaccordeerd, worden. Na goedkeuring kan de factuur geboekt en betaald worden. In veel organisaties gaat autorisatie op papier via een handtekening of per mail. In allebei de situaties is dit vaak tijdrovend en is er slechts beperkt overzicht. Veel communicatie tussen medewerkers is noodzakelijk om een enkele factuur te autoriseren.

Waarom is het verwerken van facturen sneller met Klippa?

De meeste tijd in factuurverwerking zit in het handmatig overnemen van factuurgegevens voor het maken van boekingsregels in het boekhoudpakket. Klippa zorgt met een slimme software oplossing voor een nauwkeurige digitale factuurverwerking dat leidt tot een grote tijdsbesparing. Door automatische data extractie en zelflerende boekingsvoorstellen wordt voor 90% van de binnenkomende facturen namelijk een boekingsvoorstel gemaakt. Dit boekingsvoorstel bevat alle relevante gegevens als relatie, bedrag, datum, btw-waarden, grootboekrekening en meer. Finance medewerkers hoeven dus alleen nog te controleren en af en toe te corrigeren. Met Klippa verwerkt een gemiddelde medewerker 5 keer sneller facturen!

Waarom krijg je minder fouten in factuurverwerking met Klippa?

Dubbel betaalde facturen, te laat betaalde facturen of fouten in boekingsregels. Allemaal voorbeelden van problemen die ieder bedrijf wel eens tegenkomt bij factuurverwerking. Een groot gedeelte van deze fouten komen doordat er weinig overzicht is in het proces en facturen over meerdere lagen van goedkeuring gaan voordat er boekingen gemaakt worden. Per stap is er vaak geen duidelijk overzicht van de status. Bovendien komen facturen soms dubbel binnen en aangezien er meerdere medewerkers op finance afdelingen werken wordt dit niet altijd direct herkend. Het Klippa platform heeft een workflow voor factuurautorisatie ingebouwd. Jij bepaalt dus zelf wie welke factuur wanneer moet accorderen. Door automatische herinneringen blijven facturen nooit lang hangen en door automatische herkenning van dubbele documenten worden dubbele betalingen voorkomen.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op via support@klippa.com.